“三分钟”怎么说清项目进展.doc

“三分钟”怎么说清项目进展 [内容提要 ] 软件项目进行中，项目经理需要与各个层面的人进行大量的沟通，对象可能从程序员直到 CEO。作为项目的“指挥官”，项目经理不但要知道项目的整体进展和趋势，还要知道细节上的难点。某种意义上说，如果“如果 3分钟之内还说不清项目的情况，说明你的管理还不到位”。其实，“说清”的前提是“看清”、“理清”项目各个层面的信息。本文介绍的“三层计划”管理方法，是神州数码西安开发基地在实践中逐步总结和积累的出来的一种分层管理方法，希望对读者有所帮助。 一、“三分钟”能说清楚项目进展吗 ? 项目经理的一个重要任务就是要不断地进行沟通，特别是在很短的时间内说清、或者获取关于项目执行状况的信息。 案例：笔者在负责管理神州数码西安开发基地的时候，公司 CEO 董其奇先生经常到基地检查工作，了解项目的进展情况。当时，基地大大小小有好几十个同时进行的项目，而且分别处于不同的阶段，因此每个项目经理一般仅有几分钟的时间说明项目进展。 身为高层领导，董其奇一方面要求看到项目的宏观进展和趋势，另一方面还非常关注细节，甚至可能问到类似“某人某天在做什么 ?他遇到了什么 困难”这样的问题。这样的汇报方式项目经理非常不适应，特别是那些管理着上百人的项目经理尤其感觉“头疼”。 老实说，刚开始笔者本人也觉得这样的要求过于苛刻。为了提高沟通效率，曾经把解决问题的关键放在了提高项目经理的沟通技巧上，包括统一的汇报模板、演讲技能培训，但是效果有限。 原因很简单，虽然表达能力达到了很大的改进，但是一旦被问及很多执行层面的具体问题时，项目经理仍不能准确提供信息。而领导的想法也非常有道理，如果一个项目经理不能说出问题出在那个“点”上，又怎么采取正确的措施控制好项目呢 ?也就是说，“如果 你几分钟之内还说不清项目的情况，说明你的管理还不到位” 仔细想想领导的话，“说不清楚”的原因其实不是表达能力的问题，而是不知道该从那个层面上进行沟通问题 ;更深一层，是一个项目经理不知道该在那个层面 (或者那几个层面上 )管理项目。 二、怎样才能从“全局”看到“个体” ? 项目管理的核心是计划，而计划是有层次的。举个最简单的例子，很多项目一开始就会有一个“主计划” (神州数码内部称之为高层计划 )，并得到客户和公司高层的认可，轻易不能更改。而各个项目小组需要据此制定一套自己的详细的计划。理论上，可以逐