如何组织和召开项目会议.doc

如何组织和召开项目会议 ERP 项目实施过程中，经常需要召开会议来检查项目进展以及讨论各类方案。项目会议在项目管理九大体系中属于沟通管理的范畴，通过组织和召开好项目会议，可以让项目团队成员清楚目前的进展、问题以及各自的工作，同时让大家对有异议的问题达成共识，非常有利于项目的推进。 常见会议有几种：讨论会、碰头会、协调会、动员会、总结会、表彰（检讨）会。下面给大家一些建议。 一、建立例会制度 项目实施问题很大程度上属于沟通问题，一方面是双方项目组没有沟通，不清楚目标和任务；另一方面是没有与客户高层沟通，不清楚已经做了什么以及还需要做什 么。为了避免因沟通问题引起项目实施，建立必要的例会制度是很有效的方法。下面介绍一下我的一些做法： 1、每天碰头会。到府辅导时间，我一定会针对当前项目进展情况组织各种类型的项目会议来推动项目。不到府时间，我要求甲方项目组每天开一个碰头会，相互沟通一下今天的项目进展、问题、需要的资源等，并要求甲方将碰头会的会议纪要 MAIL 给我，以便我监控项目的状况。 2、每周协调会。项目推进过程中，必定会遇到各种困难，需要客户中高层来协调资源。我通常的做法是：不管我是否到府辅导，都要求甲方必需每周组织一次项目协调会；每个月组织 一次规模较大的协调会，每月协调会通常安排在到府辅导时间，并提前预约客户高层，要求他们参加。 3、预见项目推动有困难时，需要组织一次大型的动员会，以鼓舞大家的士气。 4、项目有阶段性进展时，需要组织一次总结会，总结经验、成绩以及问题。根据里程碑的意义，可以适当地与表彰（检讨）结合起来开。 二、会前准备 1、确定参会的人员。邀请到正确的人员参加会议是很重要的： A、有利于提高项目会议的决策效率； B、让相关人员清楚项目进展和问题； C、这是一个让部门经理和高层参与项目的有效方法； 2、确定会议的时间。会议时间对 参会人能否准时到会是有很大影响的，要考虑参会人的情况来决定会议时间。 3、准备好会议资料。会议过程中可能会用到呈现的 PPT、问题清单、解决方案等，这些资料都需要在会议前完成，并且实施顾问要逐一检查和确认。 4、做好会议前的相关沟通。针对可预见性的问题，一定要在会议前与相关人员进行充分的沟通，确保在会议上大多数人的意见是相同的。特别针对解决方案可能存在几种，实施顾问一方面清楚项目组各成员偏向哪一种方案，另一方面还需要在会前进