项目中的沟通——理论与实践(上).doc

项目中的沟通 —— 理论与实践 (上 ) 沟通的重要意义 P M B O K 等现代项目管理标准越来越强调项目中人际交往的重要性。出色的项目经理需要识别、理解和管理人际交往。毕竟，尽管许多项目的参与人员都具有所需学科专业知识，但团队成员仍需要了解项目的目标并就此达成共识，因为他们必须准确地知道个人及团队应该完成哪些工作才能实现项目目标。 这就是需要进行有效沟通的原因，同时也是项目经理应担负起娴熟的沟通管理者角色的原因所在。同样，理解和平衡利益相关方的期望也需要沟通，这一方面的工作也需要以沟通管理作为关键的项目管理技术。 我们甚至可以认为，良好的沟通实际上是项目成功的关键因素，原因如下： (1)项目需要相关人员进行合作及共享知识，而这些人员相互之间可能并不太熟悉，或者来自于不同的文化环境。 (2)项目需要各个利益相关方参与制订详细计划，而这些相关方应能互相信任和理解。 (3)项目需要由多个管理层级做出复杂的决策。 (4)项目因其独特性而存在风险，所以，需要进行有效的风险管理，而有效的风险管理离不开有效的沟通 (尤其是在危机期间 )。 (5)正确而及时的沟通可以确保对项目状态做出正确的评估，从而为决策提供支持。为了对项目沟通进行有效管理，项目经理应将项目沟通的各种目的、目标和约束熟记于心，然后根据情况采用适当的技术 (下文将会进行介绍 )。 需要注意的是： (1)项目经理应极力避免事必躬亲，这是项目经理常常陷入的一个误区。 (2)急于获得正确的沟通，导致缺乏经验的项目经理陷入过度沟通的误区，例如召开多余的会议、发送 不相关或收件人不恰当的电子邮件等。与沟通不足一样，这同样会对项目造成负面影响。 (3)项目经理应牢记：自己既不是“电话交换机”，也不是“邮件转发器”，不应对项目中的所有沟通都要参与，因为一些问题在项目团队内就能得到很好的解决 !过度控制可能会给项目沟通的质量带来致命的影响。 一般情况下，遵循沟通的第 1 条基本规则将会有所帮助：从项目经理的角度讲，所沟通的信息应能有利于项目的成功，或者缺少该信息会增加项目失败的可能性。 沟通的目的沟通指信息在生成方和接收方之间的传递，它的过程要比共享信息复杂。项目沟通 至少存在五个不同的目的。 (1)第一个也是最明显的一个目的就是交换关于项目的信息。从最高层面讲，这主要指的是就项目的目标和可交付成果、项目背景 (例如假设与约