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如何写好法定公文
2018-04-03 22:16:43   |  47 人气

《党政机关公文处理工作条例》(中办发【2012】14号)明确了决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15个法定文种。从写作上看,上述法定公文既各有特点,又有作为“法定”的同一性,如体式必须规范,文风必须庄重、表达必须得体等。如何才能写好这些法定文种呢?大致说来,写好法定公文必须弹好“十重奏”。

一、定好“调子”。

所谓“调子,就是发文的意图。写任何文章,都有一个基调,或褒扬,或贬抑,或宣示等,这是决定行文走向和写作成败的关键。中国古人从事艺术创作十分强调“意在笔先”,“画竹必先胸中有竹”,“未成曲调先有情”,法定公文作为党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书,要实现既定的拟制目的和预期的执行效果,其写作也必须未动笔,先有“意”。《李笠翁曲话》中说:“袖手于前,始能疾书于后。”公文起草人在动笔前,就要综合各方面的“意思”,形成特定的表达主旨。比如《关于增加人员编制的请示》,运思之中,理当隐含本部门职能扩大、任务加重、人手紧张的内在逻辑,归根结底,就是要体现“增加编制的必要性”这一意图,全文的写作都将围绕这一基调而展开,也确保了文章的主题集中,严谨有序。

二、站好“位子”。

所谓“位子”,就是写作的角度。写作的角度不同,文章的内容和格调就迥然有别。从事法定公文写作,不能没有一个正确而合适的角度。由于法定公文的作者不是起草人,而是该文件的制发单位,这就决定了公文的写作者不能站在“己之一隅”来观察和思考问题,就必须彻底“忘掉”自我,而根据文种以及发文单位的不同,随时切换角度,站准位置。比如,《××省人民政府关于同意××县撤县建区的批复》,起草人必须从××省人民政府的角度写批复;《××局关于表彰××先进集体的决定》,这是从××局的角度。即使是同一文种,角度也不尽相同,如《关于建设城市管理综合指挥大厅的报告》可以从技术发展的角度,也可以从形势发展的需要等,不同的人会有不同的考虑,“站位”的差别有时很比较大。总之,要围绕发文单位“集体意志”这一“圆心”,做好角度随时转换的“圆周运动”。

三、戴好“帽子”。

所谓“帽子”,就是发文的依据。公文作为一种上传下达、内外沟通的政策执行工具,其制发一般都有特定的依据和缘由。或摘引文件依据,或直陈组织决定,旨在突出本文的权威性,说明本文内容的合法性来源。要区分两种情况:一种是直截了当。如“为全面贯彻全国知识产权保护与执法工作电视电话会议精神,落实《国务院办公厅关于印发打击侵犯知识产权和制售假冒伪劣商品专项行动方案的通知》(国办发〔2010〕50号)要求,根据部门和单位职责,经国务院同意,现对有关工作任务提出如下分工……”这一长句,重点介绍了“分工”的三重依据。一种是隐含其中。如“《国家粮食局通告》(国粮通〔2007〕4号):《粮食行政复议工作规程(试行)》已经国家粮食局局长办公会议讨论通过,现予公布,自2007年12月1日起施行。特此通告。”本文“经……讨论通过”则是间接点明“公布”的缘由。对“帽子”的穿戴要坚持“应戴则戴,当省必省”的原则,切不可过多过滥。

四、端好“架子”。

所谓“架子”,就是语言的特点。人们常说:“这人架子挺大的!”或者说:“这人一点架子都没有。”这里的“架子”,是个贬义词,是因“人”的自以为是摆出的一种倨傲无礼的姿态,是装模作样的自大神态。法定公文也因不同的主旨意图而表现出风格各异的语言特点。根据发文方向的不同,法定公文有上行文、平行文和下行文之分。就语言特点而言,上行文用词谦恭恳切,如“报请”、“呈请”等。下行文表达严肃庄重,如“希遵照办理”、“务请”、“均应”等。平行文语言礼貌恳切,如“未能照办,请见谅”、“酌情”等。如果在语言特点上不能体现文种的鲜明特点,该坚决的犹疑含混,该客气的生硬呆板,该诚恳虔敬的大言不惭,往往会使公文的表意不明,执行力也因此大打折扣。

五、提好“领子”。

所谓“领子”,就是文章的枢纽。唐韩愈在《进学解》中说:龙衮九章但挚一领。意思是皇帝的龙袍构造非常复杂,但只要抓位衣领,整件龙袍就可轻轻提起。换句话说,抓问题要抓关键。对写公文来说,就是必须有一个着力点,能够“窥一斑而见全豹”、“牵一发而动全身”,起到领起全篇的作用。这个“领子”,多见于各类公文的标题部分,必须提炼得准确、清晰、凝练、集中。如“国务院关于人大建议、政协提案办理情况的通报》”,可以一目了然地看出本文主要讲“人大建议、政协提案的办理情况”。也常见于文章的开头部分,如“为继续巩固发展国家卫生城市创建成果,稳步推进建设健康××工作,切实做好国际峰会保障工作,现就××市开展爱国卫生和建设健康城市工作作如下通知……”显而易见,文章的表达重心即在于“爱国卫生和建设健康城市工作”,由此“领”起了下文关于“爱国卫生和建设健康城市工作”的总体思路,主要任务等内容。

六、看好“样子”。

所谓“样子”,就是遵循的套路。法定文种的写作不是“自由抒写”,而是按既定“样子”的“规定动作”,也是公文写作规范性的重要保证。离开了“样子”,相关写作就背离了该文种的内在规定性,不过“徒有虚名”而已。因此,要使写出的公文不走形,具有“公文相”,就必须熟悉各个法定文种写作的基本范式和套路。比如:通报是上级机关把工作情况或带有指导性的经验教训通报下级单位或部门,无论哪种通报,受文单位只能是制发机关的所属单位或部门;通告所告知的对象是全部组织和群众,它所宣布的规定条文,具有政策性、法规性和某种权威性,要求人们遵照执行,一般都要张贴或通过电台、电视台等新闻媒体大力宣传。因此,如果对各文种属性不甚了了,写作时就容易发生混搭或乱用的情况,最终写成“四不像”。

七、编好“框子”。

所谓“框子”,就是基本的结构。一篇公文是否有逻辑性,最主要的就是看“框子”,也就是文章的结构。一是看“框子”严不严,是否有前后不一致的情况;二是看“框子”连不连,是否有一根集中统一的脉络;三是看“框子”牢不牢,是否能经得起推敲。但凡质量上乘的公文,其“框子”都是致密无缝,首尾圆合的。比如会议纪要,一般都采用总分式的结构。总述部分是全文的前言、导语、即会议概要。一般要交代会议的时间、地点、主持单位、参加人员、会议议题、会议情况、结果及对会议总体的评价;分述部分写会议讨论的情况和结果。再如“批复”的结构一般包含承启语、表明态度、提出要求、尾语等,这样的表达层次,既遵循事情发展的一般顺序,也符合人们的认知规律。

八、裁好“料子”。

所谓“料子”,就是公文的材料。公文写作正如制衣,脑海中有了相关“款式”的模型后,还必须通过“料子”把“蓝图”变成现实。“料子”因文种的不同而不同,有些是既定的事实,有些是需要经过思维加工的,还有些是人为的规定。比如,《关于表彰××同志不畏强暴勇斗走私犯罪分子事迹的通报》的“料子”,来自于××同志勇斗歹徒的客观事实;《关于××路整治协调会议纪要》的“料子”,来自于对会议参加者观点的梳理和提炼;而《关于核拨城市“户外广告”专项治理经费的请示》的“料子”,主要涉及“请示缘由”,这可以有很多条“缘由”,而最终哪些“缘由”更具有说服力,必须经过写作者的思维加工,既有客观事实,也有思维的分析和综合。清人李渔说:“编戏有如缝衣,其初则以完全者剪碎,其后又以剪碎者凑成。”而公文写作又何尝不是如此?在写作者的眼前,最初呈现的是“工作的全貌”,在写作意图的指引下,被思维之“筛”淘洗后留下的“精华”经精心组装而成为一个有机统一的整体。

九、系好“扣子”。

所谓“扣子”,就是行文的衔接。“扣子”相当于“铆钉”,将公文的各个部门紧密地联系在一起。通过“扣子”,上下文就有了紧密的衔接,文章的语言表达不仅有了“坡度”,也体现出鲜明的层次感,做到了“言之有序”。如“根据……为……(我局)以……为要求,目前已……经研究,拟于……特向……并请……”,从行文的起承转合的有关“扣子”,可以看见文章严密的逻辑性。公文的“扣子”各式各样,有用关联词的,如因此,鉴于此,固然,既……也等;有用序数词的,如第一,第二,第三,或首先,其次,最后等;也有用相同词语并列和反复的,如加强城管宣传工作,是破解民生难题的需要,是落实民主民生的需要,是增加社会理解的需要,其中的“是……是……是……”,起到了衔接内容,推动文章“情节发展”的作用。

十、打好“楔子”。

所谓“楔子”,就是佐证的资料。“楔子”在词典里的意思有三种,这里取“用来加强、支撑或保持固定位置的固体物”之喻意。有些公文写作涉及到方方面面的内容,而公文的主体部门因结构统一性、简练性和规范性的需要,很难罗列进所有的辅助资料,而一旦缺少相关资料的佐证,公文的有关观点又会留下缺口,因此,很多公文都采取了连带“附件”处理的方式,如此,在不影响公文整体结构均衡性和一致性的基础上,大大拓展了文章的表达空间,使公文内容得到了恰当和妥善的处理,弥补了主体结构的缺憾。这里的“楔子”,可以是要转发的上级有关文件,也可以是要实施事项的具体方案,还可以是有关事实的背景资料。通过“主体+附件”的形式,就可以把“怎么执行”和“执行什么”巧妙地分开,使宜简的内容最大化地压缩,使可长的内容尽可能地丰富,有效地增强了公文的表现力。

此外,还要提好“靴子”,也就是公文的尾语。“靴子”并不是每一个文种都必不可少。有的公文,“靴子”必不可少,少了不仅就残缺不全,也影响表意,如请示、批复。而有的公文,则时有时无,如通知,任免通知往往以“特此通知”收尾;而会议通知则常省略。还有些文种,“靴子”干脆省略,如通报、命令、决议等。公文写作是否需要穿戴“靴子”,一切要依据文种的内在特点和特定表达的需要。


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