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试论公文工作人员的思想修养和能力的培养
2018-08-30 21:34:07   |  88 人气

公文工作人员要胜任自己的本职工作,起到应有的作用,必须具有一定的思想政治修养和相应的工作能力。公文工作人员对外起着机关的门面作用,对内是机关首长的助手,处于一种比较特殊的地位,正因为如此,我们要求公文工作人员不但具有机关工作人员所具有的一般性修养,而且还应突出强调以下一些有关思想修养的锻炼:

1)摆正位置,搞好服务。公文工作人员日常比较接近领导,是领导的助手,这种特殊地位,要求公文人员摆正两种关系。

一是与领导的关系。在工作中应认真贯彻领导的意图,虚心听取领导的意见,不能越位,不能撇开领导自行其是,也不能假借领导名义回答问题,至于与领导对着干那更是绝对不允许的。要深知助手的含义,助手在机关的工作上要多为领导着想,诸如多做一些事务性的事情,以减轻领导同志的事务性负担,使领导以集中主要精力抓大事、抓政策、抓关键;当领导上遇到一些意外的麻烦时,善于为领导挡风遮雨;在日常工作中,多为领导出些主意,陈述一些意见,反映一些下面的情况;还有在日常工作上,那些事该办了,那个会该开了,那个问题要解决了,给领导同志多提个醒等。我们说,这才是一位合格的助手。否则,常跟领导吵,发生不同看法与领导闹,岂不成了撤手。当然,如果某个领导同志干不正当的事,我们也不应牵就,更不能迎合,这已经是人们熟知的常识。

摆正与领导关系的另一个值得注意的问题是不介入领导班子成员之间的无原则纠纷。公文工作人员面对几个领导时,一定要注意保持一致的良好关系,不偏不倚,当领导同志之间产生矛盾,特别是出现不团结现象的时候,在一般情况下不要介入,更不要在领导同志之间捎话(即相互不友好的语言,最好的办法是听而不语,)否则,很难不被卷入。当然,为了维护领导的团结,应及时将有关情况如实反映给上级组织,求得问题的解决。

二是与群众的关系。公文工作人员参加领导层会议多,看文件多,被人们视为消息灵通人士或领导的贴心人代言人,因此,如自身缺乏修养,极易产生高人一等的优越感,从而飘飘然有些头脑发胀。因此,公文工作人员一定要摆正自己与下级单位工作人员的关系,摆正与普通老百姓的关系,不要忘记自己只是普通的一员,是人民的公仆,与群众接触要自尊、自重、自爱、不当消息灵通人士,也不作沾首长光的人,要多为群众着想,经常如实地反映群众的想法和要求,心中时刻想着人民的利益,装着老百姓的冷暖。

2)谦逊谨慎,实事求是。公文工作人员是机关的门面,又是机关首长身旁的工作人员,其一言一行都很重要,在某种程度上直接影响机关和机关首长的声誉,所以,要平等待人、说话和气、讲究礼貌、处事稳重、尊重他人、谨言慎行,不能盛气凌人、说话生硬、缺乏礼貌,更不能信口开河。

在办文办事的具体工作上,要坚持实事求是。具体地说:要唯实,不唯上;要甘当小学生,不好为人师;要追本溯源,不问道于盲;要端正文风,不搞花架子;要实实在在,不搞客里空;要大公无私,不因私害公。总之,在公文工作中,不实事求是绝对是不应有的,是否有求实精神,可以说是对公文工作人员思想品德的严峻考验。

3)正直无私,顾全大局。作为公文工作人员,本身必须有全心全意为人民服务的崇高思想和为党为人民献身的优秀品质。在工作中,应廉洁奉公,甘当无名英雄。在任何情况下,都不能把个人的利害得失掺杂其中。

公文工作头绪繁多,应酬面广,待人接物难免回出现不尽人意之处,往往会听到来自各个方面的不同意见,其中有赞扬、有批评、有埋怨、有嘲讽。对这些用不着去斤斤计较,东解释西说明;要虚怀若谷,顾全大局。特别是当领导出现错误或有问题时,公文工作人员也可能受到一定牵连,甚至被审查,这时候,理应顾全大局,忠诚党的事业,不要狭隘反感,怨天忧人,要相信、等待和协助党的组织尽快把问题查清,尤其在这样的时候,更能看出公文工作员的思想品质是否纯洁、高尚。

4)努力学习,不断创新。公文工作人员一定要养成爱好学习的良好习惯,学习本身实际也是一个修养问题,思想懒惰,不好学习,势必很难进取。只有努力学习,才能不断获取新的知识,用现代的管理知识和科学文化充实自己,使自己成为一个通才,以适应公文工作涉及知识面广的要求。

公文工作人员的水平,对领导决策思想的贯彻与机关工作效率有着直接影响,为此,思想必须活跃,勇于创新。现在突出问题是一些公文工作人员恪守领导咋说咱咋说,领导让咋办就咋办的信条,这种想法仅从遵守纪律的角度看是对的,但照搬到综合情况、调查研究工作上来看却是错误的。必须把思想上的活跃同行动上严守纪律区别开来。纪律是规范人们行为的准则,必须遵守,但它不能约束人们的思想。思想就其本性来讲,可以在自然界、人类社会和思维诸领域中自由驰骋,不受任何人为的限制。公文工作人员在向领导工作提建议时,理应积极探索、思考,机械人、木偶人,不是改革年代领导者的得力助手。

6)敏捷干炼,讲求效率。公文工作千头万绪,要求急而不乱,讲求实效。对领导交办的任务,应件件有着落,有交代,不能丢三落四,漫无条理,疏忽马虎,出现差错。对待来访群众,或外来客人,更要态度热情,落落大方,讲究礼节,给人留下良好的印象。遇事要反映敏捷,办事要干净利落。

改革要求人们树立效率观念。效率观念的确立可以冲击一系列旧观念,带动一系列新观念的增强。机关工作连接上下、协调左右,疏通前后,直接关系到国家机器的运转,尤其要讲效率。现在,群众对很多部门、单位不讲效率很有意见,但对领导机关不讲效率的意见很大。机关办事效率低,公文工作人员也是有一份责任的。文山文海、公文旅行、办事推诿等,都有公文工作的因素。因此,公文工作人员必须树立效率第一的思想,在公文的撰写、审核、签发、缮印、封发、拟办、批办、承办等诸环节上都要抢时间,以投入最少的劳动力而获得较高的收效。

6)仪表整洁,谈吐文静。公文工作人员常与外界接触,应该讲究一点风度、仪表,衣着既不要过于华丽、时髦,也不要片面理解朴素而显得不雅,而应整洁、高雅。谈吐动作既不要大喊小叫,过于奔放,也不要沉默寡言,羞羞怯怯,真正的美丽是举止大方、谈吐文雅。

在能力的培养方面, 作为一名合格的公文工作人员,不但要有良好的素质与思想修养,还应具有办文办事的能力。具体到公文工作人员的能力特征主要有以下几点:

1)善于合作的能力。公文工作人员首先要具有与领导和谐相处能力,比如:既要忠实

于领导,又不一味地迎合;既要尊重领导,又要敢于发表自己的意见;既要关心爱护领导,又不搞个人的依附关系;这一切无不需要一种能力,即关于与领导同志相处的能力。

在同志中也是如此,要尊重同志,善于与人合作。公文工作基本是一环扣一环,公文工作人员要与多方面人员紧密合作才能顺利完成文件处理任务,非单枪匹马所能完成的。正因为如此,公文工作人员要努力培植自己的合作能力,不断协调与各方面的关系,遇到不顺心的事,听到不顺耳的话,态度要冷静,要注意克制自己,尽量不要耍脾气、闹态度。

2)写作能力。文字表达能力是公文工作人员的基本功之一。公文工作人员担负着繁重的公文写作任务。要真正写好公文,就应具有语法、修辞、逻辑知识,应掌握大量的辞汇和句式,应了解公文撰写的常识,并通过长期的实践,将这些知识综合转化为写作能力。

公文工作人员在公文写作中若文思敏捷、行文迅速、言简易赅、格式正确、符合党的方针政策,对解决具体问题就有所促进。反之,如果文字水平低,写出的公文思路不清、冗长杂乱、或内容空泛、不着边际、照抄照转,则必贻误工作。

公文工作人员的文字表达能力还应包括书写技能。书写技能包括字迹的工整与美观和书写的速度。书写技能差不仅直接妨碍工作效率的提高,有的甚至还会影响他人的正确理解,造成过失。公文写作人员练就一手好书法,书写的文稿不仅使人感到清晰悦目,也有利于别人正确理解文稿内容。在当前,不少人由于使用电脑写作已成习惯,往往忽略了用手写字,以至于写出的字很不像样子,这种偏颇现象值得注意。

3)口头表达能力。所谓口头表达能力,是指口齿清楚,条理分明,表达准确,说话得体。口头表达能力也是公文工作人员的基本功之一。公文工作人员反映情况、提出建议、传达指示、协调工作、接待来访,大量的是使用口头语言。

文字表达还有仔细推敲的时间,口头表达则往往即席而发,从一定意义上讲,难度更大。口头陈述事理,需要口齿清晰,不紧不慢。向领导汇报要简明扼要,对群众讲话要言简意明。要做到讲话条理、清楚、简明,关键在于思维清楚,所以说话前要多思考,不要信口开河,当然也不能慢条斯理。

4)听知能力。所谓听知能力,就是听话并理解别人讲话的能力。公文工作人员要耐心倾听和正确理解别人发言,要能从别人的冗长、反复的发言中提出要领,或是从众口交加、激烈争论中抓住焦点,并能转化为以自己清晰简明的语言加以复述。公文工作人员不仅要有听电话、简单回答问题的听知能力,还有能触类旁通、举一反三的听知能力,更要有只言片语、字字句句铭记在心的听知能力。公文工作人员听人讲话、面对争论抓不住要领,面对冗长的赘述而提不出本质,面对反复的陈述理不出头绪,面对简单的讲话又摸不着头脑,或者听了后头忘了前头,听五句忘三句,我们可以断定这是很难承担起公文工作的重任的。按照必须与可能的原则,有的单位公文工作人员还应努力掌握一点方言、外语和民族语言,多一种语言就多一种交际的工具,多一种获得信息的渠道。

5)社交能力。随着社会的发展,人与人之间的交往更加广泛、频繁,位处机中心机构的公文工作人员必须具有很强的善于与人交际的能力,单纯的内向型的人是干不好公文工作的,公文工作人员应善于在交际中获取信息,同时进行工作。

公文工作人员是个杂家,是个通才,这是由公文职业本身所具有的特性决定的,同时也是当今社会管理工作发展的必然趋势。现在的公文工作人员已不再是整天蹲在办公室里整理文件、接接电话或是伏案写作,而是要经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作,因此公文工作人员必须具有一定的社会活动能力,懂得各种场合的礼仪、礼节,善于待人接物。在上述活动中,公文工作人员还要对首长的生活事宜,如衣、食、住、行等有独立承办的能力,以尽量少分散领导同志的精力。

6)使用现代化办公用具的能力。公文工作人员要提高办文办事的效率,就不能不注意掌握现代化办公技术工具,诸如录音机、照像机、复印机、打字机、电子计算机、传真机、文字处理机等,这可以说是公文工作人员能力特征中的硬件。应当看到,在科学技术飞速发展的今天,办公技术现代化势在必行,公文工作人员如果不及时掌握这些现代的办公用具,在工作中很难跟上形势发展的需要。在国内经济技术开发区等一些地方,有些机关、企业要求公文工作人员不仅使用笔杆子,还必须广泛掌握着使用多种现代办公用具的能力,而且还要会驾驶汽车,这样的公文工作人员很受社会欢迎。

(作者:张保忠

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