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专职秘书如何与领导形成默契
2019-05-07 13:34:20   |  480 人气

 王志强

领导专职秘书岗位特殊、责任重大,在政治、品德、才能、作风等方面都有很高要求。做好专职秘书工作还有很重要的一点,就是与领导形成默契。这种默契与日常人际交往不同,后者是双方互动,而前者需要秘书主动作为,以领导为中心,不断强化服务意识。在服务过程中,笔者体会要特别注意以下几点。


领悟领导的工作特点


领导在决策活动中统揽全局的能力是长年锤炼的结果。秘书有着近水楼台的条件,应抓住每个机会认真学习,细细体味,深深领悟,把握领导言语逻辑、表达风格,领悟其意图核心、弦外之音,持之以恒,举一反三,对其工作特点、风格乃至习惯做到心领神会。


进入这种状态,秘书工作就会“顺风顺水”,领导到哪个时间点该做什么事了,秘书清清楚楚;领导提出召开会议研究某项工作,秘书很快做好材料、人员等相关准备;甚至,领导需要个文件,话没说完,秘书就知道怎么回事了。“善为人者能自为”,唯有磨炼出这样的功夫,才能有条不紊地落实好领导的决策部署。


养成积极与领导沟通的习惯


一些秘书在心理上往往把领导置于高高在上的位置,自己畏惧紧张,请示工作犹犹豫豫,提出建议瞻前顾后,常常是“足将进而趑趄,口将言而嗫嚅”。这种诚惶诚恐的心态,非但无助于正常协助领导,反而容易造成工作差错。


秘书与领导共事,首先要克服紧张心理,把自己放在与领导同一个工作平台上交流意见、处理工作,这也是领导希望的状态。对于接到的公文、公务及相关信息,都要争取在第一时间报给领导。对于领导交办的工作,一定要问清楚、听明白,没弄明白的事,不要怕问,不要怕领导烦,只有沟通清楚才能做好工作,否则问题弄不清,把事情办砸了,后果会严重得多。


学会在被动中主动工作


专职秘书要协调安排日常公务、处理收发文件文电、参与文稿文件起草、整理归档工作资料和兼顾领导生活事务,大部分情况下是“二传手”。


在认真做好“二传手”的同时,秘书的脑袋不能闲着,眼睛、手脚也得勤快起来,不能等领导交代什么才做什么,被动应付。应随时关注领导的注意点,细致理解领导的用意,做到同步思考,甚至想在前、做在前。要坚持从领导的角度主动分析判断每项工作、每个问题,多问几个为什么、怎么办。比如,领导参加的会议活动,从开始到结束的每个环节,秘书都要做一次甚至多次“情景体验”,对每个细节包括时间地点、人员座次、文件纪要等,做到胸有成竹,不能有半点马虎和侥幸。有了充分准备,即使在这过程中发生了变化或意外,也不会慌乱,能够做到从容应对。


当好领导工作的“耳目”


秘书是领导的工作助手,也是领导获取各类决策信息的重要渠道之一。经常有这样的事:领导想了解地方或部门的某个情况,秘书却一问三不知;一些秘书写的文稿,文通字顺,语言优美,但总让人觉得“体弱无力”,就是因为缺素材、缺内容。秘书对领导工作涉及的领域,都要时刻做有心人,多加储备,及时向领导提供有价值的信息和建议。


工作中,应围绕领导工作重点,有计划、分类别地收集整理参考资料;对媒体、网络上涉及本部门的报道,听闻的一些民情舆论、敏感话题,以及纵向的和横向的部门领导的工作动态,都要及时告知领导。例如,经济建设是政府的中心工作,也是政府领导的工作重心。作为政府领导的秘书,就要加强经济知识的学习,对本部门、本区域历年的经济特征、产业结构、发展重点等核心情况做到了然于胸,既要有文字还要记数字,既要知宏观还要晓微观,唯有如此才能算得上是领导合格的参谋助手。


一丝不苟做好本职工作


古人说:“慎易以避难,敬细以远大。”秘书经常传达领导意图并代表领导处理一些事情,因此需要有一套基于高度责任心和强烈事业心的严谨作风,做到心细如发、滴水不漏。


日常处理的事务,没有大小之别,再小也大、再大也小;只要与领导有关的事情,不分彼此、不分内外、不分轻重,都要一体看待、一视同仁、一样用心。对于上报领导的工作,要全面客观、实事求是,清楚掌握时间、地点、人物、背景等每个细节和来龙去脉,供领导参考决策。对于领导的决策,不能有任何畏难情绪,必须从思想和行动上不折不扣、精心谋划进行落实;必须一办到底,跟踪走向、进度,及时报告反响和结果;必须对领导高度负责,是就是,不是就不是,做到“参与而不干预、协助而不越权、服从而不盲从”。


时刻维护和树立领导形象


秘书所处的位置特殊,往往受到众人关注。外界也会看着秘书的言行,议论领导的作风,评价领导的形象。秘书必须从严格自律做起,如同一扇通明透亮的“窗户”,维护好领导的形象。秘书和领导在政治上是一致的,要始终坚定理想信念、坚守共产党人的精神高地,与群众心连心。


在日常工作生活中,待人接物要注重礼貌礼节,低调做事、谦逊做人,体现良好的精神面貌和素质。要谨言慎行,做严守纪律、严守规矩、严守秘密的表率,在思想上筑牢防线。涉及领导个人工作和生活的,不能随意张扬、妄加评论。一些秘书利用特殊岗位乱拉关系、乱交朋友,甚至借助领导影响,做一些投机取巧、谋取私利的勾当。对此,习近平同志告诫秘书:“不能认为机关牌子大、领导靠山硬而有所依仗、有恃无恐,更不允许滥用领导和办公室的名义谋取个人私利。”秘书要牢牢铭记,经常用这句话自警自省,始终做到领导在与不在一个样、人前人后一个样、八小时内外一个样,让领导安心,让组织放心。

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