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专职秘书工作的性质和特点
2019-05-07 13:34:56   |  211 人气

 段柄仁

领导的秘书,通常叫领导专职秘书,是领导的直接助手,其重要性不言而喻。专职秘书工作水平的高低,直接影响领导工作的质量和效率,甚至影响领导在群众中的声誉。建设好专职秘书队伍,并不断提高其素质,是领导机关特别是办公厅(室)一项不可或缺又容易被忽视的工作。


办公厅(室)要配合组织部门做好专职秘书的选配工作;要研究制定科学的管理制度,诸如工作评价体系、约束和激励机制;要及时了解专职秘书的工作、思想和生活情况,为他们创造良好工作环境和条件,指导或协助他们解决工作或生活中的难题;等等。而这一切的前提,是充分认识专职秘书工作的性质和特点。


一、服务性


专职秘书是干什么的?一句话,是为领导做好工作直接服务的。换个说法,秘书不是决策者,但是要给领导决策提供必要的信息、资料,进行科学有效的活动安排。在没有领导授意的情况下无权处理问题,但要协助领导做好妥善处理问题的准备。秘书是为领导高效率工作而服务的助手,因此服务是秘书职业的基本特征,秘书的价值也正是在优质的服务中得以充分体现出来。通过为领导服务,把自己的聪明才智奉献于促进先进生产力的发展、促进先进文化的建设、促进人民群众根本利益的实现,本质上就是为人民服务。


具体地讲,领导专职秘书的职责,可归纳为五个方面一是安排活动,即根据领导机关的统一计划和领导本人的意愿,具体协调安排领导的各项活动;二是文书处理,即文件的收发、登记、筛选、呈送阅批,根据领导阅批意见,将文件及时处理、送办,了解和督促批件的办理情况,按规定进行文件清退或立卷归档;三是为起草文稿服务,即根据领导授意,做好草拟文稿的组织协调、情况资料准备,甚至直接参与起草及印制等各项服务工作;四是处理来信,接待来访;五是完成领导交办的其他工作。这些内容突出地体现了领导专职秘书工作的基本特点,即服务性。


二、机要性


专职秘书在领导机关工作,位处领导身边,居于机关的核心部门,经常接触核心机密,必须严格遵守组织纪律、工作纪律、保密纪律。这种环境和特点决定了专职秘书工作具有很强的机要性。遵守组织纪律就是自己的一言一行必须从维护党和国家及人民的利益出发,增强向心力、凝聚力,不允许违背宪法、法律和既定的路线方针政策,以及机关的各项规定。遇到问题要请示报告,不能擅自做主。遵守工作纪律就是要按制度和规定程序办事。


比如,有些工作要积极主动地办好,有些不该办的绝对不能办;有些场合可充分发表意见,有些场合只能听,有些场合还应回避。又如,文件的传送,一定要按规定登记、发送,经领导授意起草的文稿、信函、批示,必须经领导审阅签署才能发出。遵守保密纪律则更为严格,因为专职秘书岗位的特殊性,往往容易被别有用心的利益集团或个人甚至国内外敌对分子视为窃取情报的重要目标,因此保密的责任特别重大,稍有麻痹就会铸成大错。


三、单一性


从服务对象而言,专职秘书一般只为某一位领导服务,工作是以领导的活动为轴心,以领导分管的工作为范畴,不能脱离这个轴心和范畴。自己的才能只能在这个划定的空间内施展,如果自觉或不自觉地脱离这个轴心和范畴,就会越权越位。因此,领导专职秘书,一般不兼任与领导分管工作不相关的其他职务,不干与分内工作不相干的其他工作。当然,服务对象的单一,并不排除秘书之间、秘书与其他同志之间的互相协作与支持,但要十分注意不能越位,不去打听自己不该知道的情况,不干自己职责范围以外的事情,更不允许干预别的领导分管的工作。


领导和秘书,工作上是领导和被领导的关系,政治上、生活上又是同志关系。“对外”不能扩张权力,“对内”服务也要掌握分寸。不能对领导做分外的服务,代替领导接受分外的利益。对领导的威信要注意维护,对有损领导威信的问题要想方设法化解,但对某些正确的批评意见,则应及时向领导反映,不能有意扣压,更不能对批评者施加压力,堵塞言路,甚至丧失原则、弄虚作假、袒护和掩盖领导的错误,这样就远远超出了服务的范围。


此外,还应注意处理好为领导服务与为基层服务、为群众服务的关系。秘书的工作不能脱离领导这个轴心,但为领导服务归根到底是为基层服务、为人民服务。因此,一定要关注基层,虽在领导身边但要时刻想着群众,这样就会和领导心往一处想、劲往一处使,把对领导服务与对基层、对群众服务结合起来。


四、个体性


专职秘书工作的第四个特点是较强的个体性。领导秘书多是专职的,主要是为一位领导服务的。它不同于办公室的工作,有分工有合作,打的常常是团体战,每位同志的工作情况,上下左右都看得见、听得到,既可相互帮助,又能相互监督。而专职秘书,工作除向领导汇报、和领导沟通外,多是“独来独往”、自己安排。再加上岗位机要,涉密较多,其他人很难协助,也很难监督。其工作的好坏、思想的变化,大多只有领导感受更深。在这种情况下,如果领导抓得较紧、管得较严、要求较高,注重言传身教,加强指导帮助、督促检查,就能有效避免秘书人员滋生各种不良倾向,防止出现“灯下黑”。


领导专职秘书的服务性、机要性、单一性和个体性等特点,客观上要求我们在对这支队伍充分信任、放手使用的同时,还要强化教育,严格管理,给他们创造良好的工作环境,提供展示才能的条件,促其健康成长。特别是在全面深化改革不断推进、利益格局深刻调整的新形势下,加强秘书队伍建设,并使之制度化、规范化,显得更为必要和紧迫。


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