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秘书论文高级秘书为决策服务的特殊技能 — 教育教学 本文所讲的高级秘书的“高级”一词，是一个模糊词语，既不是指秘书为之服务的上司的级别很高，也不是指秘书本人的级别很高，而是一种泛指。概言之，包括高级领导人身边的某些机要秘书、其他领导机构中主要为决策服务的秘书长、办公厅（室）玉任和一部分行政秘书、文字秘书，这些秘书人员的主要任务是为领导决策及其贯彻服务。对他们的技能素质要求，仅仅采取平行排列若干条如“懂外语、会电脑”或“能写文章”的方工是不够的，而需要深入地研究，特别是要研究他们应有的某些十分有用的特殊技能。试简述如下。 一、思维敏捷，快速成文 秘书仅 仅会写文章，或能写一手好文章是不够的，还必须思维十分敏捷，具有快速成文的技能。这是因为我们的时代是一个竞争的时代，决策的形成不能怠慢，秘书行文也必须抢速度。加之领导机关常有紧急事项，要求秘书尽快写出公文来，一切公务文章都是有时间性的，而不同于作家写小说，可以自由安排时间，《红楼梦》甚至可以披阅删改一辈子。古人讲的：“下笔如神”、“倚马可待”，对秘书来说并不夸张。就以政党情况下某些重要会议的简报工作为例，会议下午 5 点半休会，而简报必须在黎明开会前送到领导人的手上，以便及时指导会议继续进行。试计算扣除审定、打印 、校对、装订、分发、递送等时间外，留给秘书选材、加工、写成信息简报的时间，可见是很急很少的了。而且不可能集体创作，也不允许返工，一误了时间就只能作废。在秘书写作实践中，要求快速成文的情况是很多的。文章有大有小，内容有多有少，而“快”是最基本的要求。比如说上级要求的材料、下级的紧急请示、领导人明后天的讲话稿、兄弟单位的事务联系信函，都不允许慢腾腾地写。秘书的快速成文，有些类似于新闻记者，不同的是秘书写的文章关乎领导决策，往往有很强的政策性，写作的被动性也很强，随意性很少，应当说难度大得多。 怎样才能做到 快速成文呢？一般关于写作求快的练习方法，这里不去讲，只结合秘书写作实际，提出 3 点： 1、 准确领会行文意图。秘书快速成文的前提，是要准确领会行文的目的意图。这样，才能思维清晰，逻辑清楚；收集资料适当够用而不漫天收集，浪费时间、精力；防止写出反返工，返工是写快速文章的失败，一返工自然就快不了。如果所写文章较长，领导意图较难吃透，也可先快速写出提纲来，请领导审定，以加深对意图的准确理解。 2、 使用快速写作手段。一是要学会用速记符号起草初稿、二稿，二是使用办公自动化设备，睚打自印，自校自改初稿，也比手 写请打字员打快的多。 3、 学会个性自己的文章。如果秘书写的文章总要别人去改，那是绝对快不了的。能否改好自己的文章，是写作能力成熟的志。 二、高度认真，鉴别真伪 秘书为领导决策服务，靠的是信息。这就必须十分重视信息的真伪，防止虚假信息误导领导错误决策。决策的错误，常常是最大的错误。 1、 鉴别资料真伪的基本方法 秘书区别资料真伪的基本方法，可概括为 6 点：一是看有无客观物证，有客观物证的资料真实性大，虽然不是绝对的。二是看直接来源还是间接来源，一般第一手材料比二手、三手材料可信度要大些。三是 看资料提供者的利害关系，比如西部大开发中的建设问题，基层可能埋怨上级重视不够，支援不少；上级可能认为基层思想不解放，缺乏自力更生精神；再如管理高层，工商强调管理，税务强调收税，公安强调治安……等等，各家的信息资料都会不同，都会有意无意地为本单位利益服务。四是多方对比，可以比出矛盾，比出疑点来。五是交群众检验，例如这个单位有无贪污浪费，领导是否得力，总有群众敢讲真话。六是交实践检验，如市场是否繁荣，城市是否卫生，交通是否畅通，治安是否良好，都可以去看一看，比看报告要可信得多。某地区有无石油、天然气，可以查资料 ，问专家，但最终的办法还是打几口井探测一下。 由于秘书调查研究、处理信息的许多内容都属于社会信息而不是技术信息，缺管精确定量定性的依据，有时其真伪区别很大，必须认真负责鉴别真伪，去粗取精，去伪存真，才能为正确决策服务。 2、鉴别资料真伪的重点 主要是抓报喜不报忧，与报忧不报喜两种倾向。这是历来领导人多次强调的，对于秘书来说，是常识问题，就不再详述了。 3、鉴别资料真伪的难点 秘书区别信息资料真伪的难点，常遇到的有两个领域的问题： 第一、数据的鉴别问题。在以经济建设为中心的时代，秘 书及其领导人在工作中，常常遇到大量的各种数据，用以说明问题，定量分析，总结成绩，计划未来。如何鉴别数据，就成为秘书的一项难点。试看下面十例： （ 1） 某县今年再发动群众植树造林 120000 亩，绿化面积连续十年每年增加 7%； （ 2） 全国 199×、 9×年死亡人口各 700 余万人； （ 3） 某厂某产品品牌价值经估算为 240 亿元； （ 4） 某厂经过努力奋战，提前进入了 2010 年； （ 5） 某领导人一年深入基层 254 天，走遍了 24 个乡镇的村村户户； （ 6） 某厂发明的高新技术产品电力助动车， 每小时可行车 65公里； （ 7） 我国居民个人存款已超过×万亿元； （ 8） 某教材稿费达 20 万元； （ 9） 某县城 1999 年刑事犯罪案件 18 件，比去年的 51 件下降了 1.8 倍； （ 10） 我国高科技上市公司已达到×。 以上，有的是不需要、不可能的（如 5）；有的是广告宣传用语（如 3、 4、 8）；有的是明显计算错误（如 1、 2、 9）；有的是没有正确标准判断的（如 6 是实验室数据， 7 则实名制下公款私存仍无法分清， 10 也是真假高科技难分）。这 10 条都是比较普通的例子，稍有经验的秘书，应能发现这些数例的不科 学。如果根据这些数据决策，多半会出现失误。 第二、事例的鉴别问题 这涉及到人事、事件、时间、地点、与事物的真伪程度、发生原因等许多方面。比如假典型、假先进、冤假错案，秘书仅从文书中是无法鉴别的。 对于上述数据与事例的鉴别问题，只能靠秘书的政治觉悟、科学水平、工作经验与踏实的调查研究去解决。但是，对上述问题提出怀疑则是高级秘书应具备的技能。当必须上报这些信息的时候，注明自己的疑问，供领导决策参考，将是有益的。 三、跟踪研究，模拟风格 草拟领导讲话稿，不仅是内容正确、文通句顺，还有个领导 风格问题，领导人的讲话风格，与其经历、智慧、权位、个性与讲话的客观环境都有关系，比如对下级、对民主人士、对外宾讲话都不同。有时秘书还要代领导人复信，复给谁，如何复，又是很有讲究的问题。所谓“风格如人”，领导人的风格，是需要秘书去长期模拟和研究的。 四、坚定灵活，谏诤劝阻 我国古代某些朝代，设立有专职谏诤的官员，如唐代的魏徵就曾任谏议大夫。我国现代没有类似的官职设置，秘书是领导的服务辅助人员，而并非领导的谏客诤友。有人说秘书的最高境界是做领导的诤友，这是一种有害的误解。但是，由于领导人并不是神仙， 也总会在一定的情况下，犯一定的错误。古人云：“人非圣贤，孰能无过”。小平同志也讲过，能够做到大错不犯，中错少犯，就很不错了。至于小错，那是任何人都常常会犯的。经常在领导近身从事参谋辅助工作的秘书，能够思想坚定，方法灵活地谏诤劝阻领导人可能出现的某些大中决策性错误，自然是难能可贵的。 在这个问题上，宜于掌握几点。 1、 秘书谏诤劝阴，应当针对重大问题，而不宜事事劝谏。所谓重大问题主要指两类：一是决策错误将给人民和国家利益造成重大损失时；二是领导行为严惩不合法或不道德时。这时的谏诤劝阻，既维护了人民利 益，也是对领导的爱护。至于枝节小事，如发觉不妥，可采取初充预案等方式“参谋提醒”。 2、 秘书谏诤劝阻，应当采取摆事实，算利害账等方式进行，而避免讲大道理，压大帽子的方法。这是因为秘书是下级，上级领导人也许不会喜欢听下级的大道理的缘故。 3、 秘书谏诤劝阻，一般“事不过三”。据说在某些国家的军事条例中，规定参谋长不赞同司令员的决策时，可以提出意见，但如司令员不予采纳，只能再提一次，以免贻误军机。秘书对领导谏诤，也应“事不过三”，以免干扰了领导决策。秘书的意见是否比领导正确，还待实践检验，提了三次，即使领导未表态采纳，也会思考的；如仍不接受，总有他的理由。 秘书如何谏诤劝阻，是一门很高的艺术，需要在较长期的实践中掌握。