CIO如何开高效IT项目会议.doc
CIO 如何开高效 IT 项目会议 开会,开会,开会 !说起开会,也许不少人会烦。据统计,全世界每天至少有 6000 万个事务性会议,而我国以每日 1000 万个会议名列榜首。 而随着大量 IT 建设在全国企业如火如荼地展开,作为企业 CIO,每周可能有约 30%以上的工作时间要在开会。可以说,怎样开一个高效会议,开好一个 IT项目会议,是 CIO 们的必修课。 然而,枯燥、沉闷、拖沓、低效,不少时候 IT 会议就象一个食之无味弃之可惜的鸡肋。 每个 CIO 人工作之中,应该说或多或少是遇到以下的种种现象: 一个 IT 项目会议开了半天,离题万里,竟不知道会议所云 ;会议与你相关的内容不到 10 分钟,你却不得不等上 2 小时,会议结束后才能离开 ;开会时间已过点,应会人员却拖拖拉拉、来者无几, CIO 不得不打电话挨个找人 ;参会人员已到齐,却因为一个重要参会者不在,要等上半小时甚至更长时间 ;会上领导讲得滔滔不绝,眼看就过了下班的时间,但他还意犹未尽 ;原定 1 小时的研发会,结果吵吵闹闹 3 小时也没结束,甚至不欢而散 ;几个小时的产品规划会结束了,会后什么也没留下 ;一次软件产品推广会一开就是好几个小时,却没有任何结果,合作伙伴很失望。 凡此种种,不一而足。 IT 会议成本亦惊人 一些人会说,开会不就是几张嘴几支笔再带几对耳朵,有什么成本可计 ?但可别小看开会的费用成本,频繁、无效率的 IT 会议,可能带来主管层的随意决策,让 IT 员工疲于应付,不仅浪费公司成本,也造成公司工作效率低下、竞争力日益下降。 首先了解会议成本构成。会议成本通常是由三部份组成的,即会议工时成本、会议直接成本和效益损失成本。然后我们来算算会议的成本究竟是多少 ? 假设一家中型 IT企业要组织一个 10个人参加的项目会议,会议时长 2小时,会议要用到投影设备,人均 工时成本为 30 元 /小时,薪资附加值系数为 1.5,会议室的使用成本为 120 元每小时,投影的使用成本为 100 元每小时。 按照国际通行的会议成本计算公式,我们来算一算这个会议的实际成本是多少。会议工时成本 =参会人员平均小时工资×薪资附加值系数×会议小时数× (参会人数 +2)×(1+1.5)来计算: 会议工时成本 =30×1.5×2×(10+2) ×(1+1.5) =2700 元 会议直接成本 =(150+100) ×2 =500 元,即租赁费、设备使用费等。 二者合计: 3200 元。开一个由 10 个人参的 2 小时 的 IT 会议,成本竟然也要 3 千多元。如果一个企业经常是大会小会的,文山会海,那浪费是相当惊人 ! 其实这些只是直接看得到的成本,不包括会议间接无形的效益损失成本 !间接损失成本指的是,由于会议原因与会者不得不离开自己的工作岗位,从而造成公司管理效率的下降、订单流失、意外事件的发生。 10 大因素致使 IT 会议效率不高 调查发现,至少有 40%以上的 IT 会议是没有效能的。综合各种因素, IT 会议效率不高通常由以下 10 大原因造成 : 1、会议时间安排不当,每个人或精神困乏或饥肠辘辘,或会议频繁, IT 员工不胜其烦 。 2、会议地点设置不当,或环境不好,致使会议时常被干扰。 3、开会对象的选择有误,通知来的是一些可有可无的参与者,而一些“必须到会”者 却因为事务在身不能来。 4、作为主持人的 CIO 或企业领导缺乏影响力,不知如何表意,又不知如何引退,被与 会者牵着鼻子跑,跑离了会议主题。 5、会议的准备工作不好,致使 IT 会议匆促而无成效。 6、一把手不重视会议,不抓实效,使与会者敷衍应付了事,致使会议多流于形式。 7、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致使 IT 会议毫无意义。 8、 IT 会议缺少责任绩效制约,没有良好会议制度。 9、 CIO 者缺少会议成本观念,没有考虑会议时间的无形损失。 10、开会仍停留在口 +笔的传统模式,没有利用好现代技术,致使开会成本居高不下。 如何开一个高效 IT 会议 人生活在一个时时处处充满会议的世界,但是,我们又不得不承认,有些会议对推动企业不断推进的确非常关键。那么 CIO 如何才能开一个高效的会议,尤其是悠关企业未来竞争力的大型 IT 建设项目 (如 ERP、 SCM 等 ),如何能在会议中切实有效解决问题,以为提高项目团队士气、提高项目科学决策、解决项目冲突和顺利实施项目奠定坚实的基础 ? 明确会议目标 会议本身就是以目标为导向的。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开一个 IT 项目会议的目标就是要沟通项目信息、跟踪项目进展、制定项目计划、形成项目决策、解 决项目冲突、进行项目跟踪等,当然也包括计划、考核项目完成时间、成本与投入效益比等,让与会者都有目标、指标,才有可能认真贯彻执行。 合理安排会议时间 上午 9-10 点之间, IT 员工开始进入工作状态,思想活跃情绪饱满,这个时间段最适合开重要的会议,同样也是举行研发会、商务洽谈的最佳时机。上午10-11:30 点或下午 2-4 点之间,较为适合调动员工集思广益,大家能充分开动头脑风暴。其他时间可处理较为不重要的会议。 制定会议计划,使会议标准化 IT 会议计划主要包括确立适合的参加人、会议的记录、议程、时间 、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言,决策是领导人拍板、还是团队表决。在会议之前应建立清楚的会议议程,将所要解决的问题、程序、时间、地点以文字形式分发给与会者,好让他们对会议的目的、本质与架构等各种情况有一个详细的了解,使他们能有充分的时间准备相关的资料、有针对性地发言。 国内 IT 标杆企业联想到美国微软观摩,发现微软件每次开会都是高效率的标准化操作模式,包括会议的目标 /议程 /参与者 /主持 /决议 /执行等都是标准化,连两个不同的会前后隔几天开都是标准化的。这对联想震动很大,回去后也对会议 进行梳理、分类,进行标准化管理。 制定会议议程细分表 一个大型 IT 项目会议 (新产品发布会 )议程、事项很多,为不使会议忙而出错丢三落四,制订会议日程表很重要。开会当中,作为主持人 CIO 可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项,看看完成情况,努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实、推向高潮,并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整,以保证会议顺利进行。 巧妙控制会议过程 为使 IT 会议至始至终保持良好运行状态,会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由 CIO 或相关主持人说明会议的 目的和期望,明确谁做会议记录和谁协助控制时间,并说明会议的规范,如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等,以避免影响会议的正常进行。会议主持人的首要任务是要紧扣会议议题,防止跑题和偏题,设定时间,准时开始、准时结束,并要对每个IT 议程定个大致的时间限制,一个议题不能讨论过久,如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。日本松下公司就开会时间就以“分”为计算单位,清楚划分,严格控制。 善于对付 “会议麻烦制造者” 一个 IT 会议,特别是事关大型信息化建设项目如 ERP、 SCM 或大型研发项目的 会议, CIO 最怕就是不配合的人,使会议难以顺利达到计划目标,我们把这些人称之为 “会议麻烦制造者”。美国 IBM 公司把可能的“会议麻烦制造者”归为六大类,并制定了对付这六大类人的方法。 迟到者 —— 对有各种借口常迟到的 IT 员工或关联部门的员工,采取重点盯人术,在会前特别招呼,屡教不改者会后就作相应处罚 ;对偶尔迟到者,会后多加补课,分发会议纪录 ;对重点人物的迟到者,就在会上简要快速回顾刚才会议主要情况,会后分发会议纪录。对一般人物迟到,仍按时开会 ;对重点人物 (如企业主要领导 )迟到,就适当延时开会,但一般不超过 20 分钟,尽量不要耽误会议。 1、搅局者 —— 搅局者往往对某个主题或计划持有严重偏见,提不出正面建设的意见,为反对而反对。因此 CIO 可在征求多数人意见之下,采取限制时间量、设制时间段、限制主题和要求提出正反两面意见来干预随意“炮火乱开”的搅局者。 2、心不在焉者 —— 一些 IT 员工或关联部门的员工会上爱做小动作,容易分心,有时还会严重干扰会议情绪。对付此种人,主持人就用眼睛不时关注他提醒他,或者穿插提问,吸引其注意,甚至可以让这种人作会议纪录,写会议感想提建议,让他无法分心。 3、穷嘴多舌者 —— 这种人 爱辩得脸红脖子粗,讲得滔滔不绝,浪费大家时间 ;或是一有想法,就突然冒出话,抢断话题,破坏会议秩序。对此, CIO 就设限制时间量、设制时间段巧妙控制这些人随意发言,或在会尾给这些人多留发言时间,以免跑离主题。 4、干私活者 —— 这些员工没把会放在心上,在会上借机忙碌其他事。 CIO应在会前作出禁止会上处理其他事情的声明,尤其是对爱干私活者更要挑明,指出行为的不正当性。应付干私活者,非重要会议也可设在上班前后开,或隔绝会议内外环境营造严肃气氛,也是好方法。 5、争宠者 —— 这种人往往对领导或 CIO 提出的某个主题 或项目计划一味迎合、赞赏,毫无主见地支持,对会议提不出任何建设性的反对意见。主持人可婉言提醒,要求提出正反两面意见,以防会议被一片赞美声所淹没。 做好会议记录 每一项 IT 会议一定要有一个准确完整的会议记录,会议的各项决议一定要有执行人员、所负职责及完成期限,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。一般而言,会议结束 2-3 天后,所有与会者应拿到会议记录,所有与会者应承担起对会议质量进行反馈、执行的职责。 建立会后追踪责任制 看一次 IT 项目会议是否成功,要看会议是否产生了切 实可行的决定并能否得到确实有效执行。因此,会议结束时 CIO 要及时总结会议的主要决定和行动方案,建立会议事后跟踪程序,明确各项任务的责任人及完成时间,并确定由谁进行督促和检查实施的情况。如有意外, CIO 可及时发现适时调整。据悉, SAP 公司一个著名开会法则就是:“议后速决,决后速行”,决议内容要日清月结,否则会议会议召集人和主管将受处罚。宝洁公司则开设了“会议档案”,将决议內容、执行人、执行日写得清清楚楚,有的还公布在专门网络空间上,接受大家监督。 利用现代工具开高效会议 很多企业在举行重大的 IT 建设、 产品战略研讨会、产品招商发布会、展销会时,往往为缺乏系统、科学的分析方法和工具而烦恼。如今是信息社会, CIO应充分利用现代化通信技术工具,这是是迅速提高会议质量、效率的新重要保障,它包括 IT 技术、多媒体和视频等。如今网络视频会议盛行,使用的是一种被称为流动媒体的现代技术,它可现场用录像把某个会议或活动现场录制下来,然后转换成数字化的视频信号通过网络传送到各个地方的播放器,直接观看或下载下来供以后观看。由于是通过网络传递,所以不存在什么时空上的障碍。网络视频会议对分布各地的集团企业召开包括 IT 项目等各种会议十 分有用,它可实现移动会议、即时转播,不必再让有关人员乘坐飞机去往目的地,可以节省飞行、住宿、伙食、地面交通等许多会议费用。而现代多媒体教学工具的运用也能使发言干净利落,如联想、海尔等公司会运用多媒体开会,图文并茂,生动形象,使会议快速高效。 著名广告策划人叶茂中说:“成功的会议是需要设计的。如果就像设计公司的产品那样精心设计会议,那么会议成功率就会越来越高,企业越就有竞争力。