成本法加强采购管理和成本控制.doc
成本法加强采购管理和成本控制 一、引言 理论上讲,企业每一阶段每一部分的价值活动都应该对最终产品的价值有所贡献,每一项价值活动都可以成为企业利润的源泉。企业因资源组织、技术安排的不同会引起同样的价值活动所创造的价值不同。为企业创造价值的活动不仅包括企业内部的价值活动,还包括企业与供应商、企业与客户之间的价值联系。 蒂莫西· M·拉塞特 (美 )在其《战略采购管理》一书中提到供应商评价标准的四个方面,即能力、成本、风险、合作的可能性。本文则从成本控制的角度,探讨利用作业成本法选择供应商以及对采购成本的分析和评价。 这里的采购成本,指与供应商相关的各种成本。 二、作业成本法基本思想 作业成本法的研究最早可追溯到 20 世纪 40 年代初。作业成本法又叫作业成本计算法或作业量基准成本计算方法 (Activity-based costing, ABC 法 ),是以作业 (activity)为核心,确认和计量耗用企业资源的所有作业,将 耗用的资源成本准确地计入作业,然后选择成本动因,将所有作业成本分配给成本计算对象 (产品或服务 )的一种成本计算方法。 作业成本法的理论基础是成本动因理论,这种理论认为费用的分配应着眼于费用发生的原因,把费用的分配与导致这些费用产生的原因联系起来,按照费用发生的原因分配。作业成本法的指导思想是:“成本对象消耗作业,作业消耗资源。” 三、利用作用成本法选择供应商 (一 )供应商选择标准历史回顾 供应商的选择标准的变化大致可分为三个阶段,并且这三个阶段皆有各自的选择方法: 1.以购买价格为标准,以 发票成本为依据,发票成本最低的供应商即为最优供应商。 2.以购买价格为主,兼顾质量、送货及时性、售后服务、技术能力、财务状况等。相应的方法有分类方法、线性加权模型、数学规划模型、概率统计模型等。 3.以供应商总成本或所有权总成本为标准,相应的方法为作业成本法。 (二 )基本模型 利用作业成本法选择供应商,其基本思想是通过选取相关的成本动因,计算跟供应商相关的总成本,我们这里称之为采购成本。然后以采购成本最低者为最优选择。目前,一般采用的方法有两种: 1.所有权总成本法 所有权总成本的概 念是由库伯和卡普兰在他们的著作中提出的。所有权总成本是获得材料所需要的总成本,除净购买价格外,还包括接收材料、检查材料、退货搬运材料、储存材料、废弃材料、订购材料、产品废弃、返工、生产延迟、设计和决定材料规格以及支付材料货款等作业成本 . 2.供应商缺陷成本 菲利普等人提出了他们对供应商总成本的定义,他们认为供应商总成本是由供应商的所有缺陷引起的客户企业的额外总成本,如:送货不及时,数量、质量问题等。我们称之为供应商缺陷成本 . 以上两种定义与模型均存在不足之处。 所有权总成本把客户企业与购买相 关的基本作业成本 (如订购材料、检查材料、接受材料、搬运材料、储存材料、设计和确定材料规格以及支付相关的材料贷款等 )与由于供应商缺陷引起的客户企业的额外作业成本 (如由于材料运送不及时而引起的生产延迟 ;由于质量不合格引起的退货、返工、停工等 )混为一谈,不利于事前事中的控制及事后的分析评价,也不便于责任的归属。 供应商总成本尽管简化了计算,但它以一个不成立的假设为前提:即所有供应商引起的客户作业都相同。事实上,不同的供应商引起的客户作业是不同的。比如有些供应商提供的产品需要检测,而有些则不需要 ;有些供应商会导 致客户企业库存费用增加,有些则根本不会引起客户企业的库存费用。 四、采购成本的事中控制和事后分析评价 对于采购成本进行事后的分析和评价有利于确定成本归属,找出责任,加强对成本的控制,从而降低成本,增加企业利润,增强企业竞争的战略优势。由此,我们认为还可在作业成本法供应商选择模型 (3)的基础上对所选择的各个供应商进行事后的采购成本分析与评价。分析评价模型可按如下构建: 由于供应商的产品价格是事先确定的,因此,在分析时可以认定其不变。 由于动因率对客户企业来说是可控因素,因此,所有的价格差异都是 可控的,客户企业可以根据具体的差异情况落实责任给具体的部分或个人。数量差异是由于动因数量不同而造成的,其根源在于供应商的供应品质以及客户企业在供应商的同等供应品质下所发生的作业的不同。对于供应商的供应品质所导致的动因数量差异从而导致的采购成本数量差异,客户企业可通过与供应商的协调谈判追回由于供应商供应品质所导致的损失 (或者说成本的增加 ),并采取措施 (包括更换供应商等 )保证在下次的成本中对数量差异的控制。而对于客户企业在供应商的同等供应品质下所发生的作业的不同所产生的数量差异,从而导致采购成本中的数量差异,企 业可加强内部控制并将责任追究到具体的部门或个人。而混合差异则是由动因率差异和动因数量差异共同造成的。当二者被控制后混合差异自然也被控制了。 事实上,上式中,动因数量差异又可以细分为供应商品质差异和客户行为差异,这里不再赘述,上述模型也可用于企业对采购成本进行事中控制,通过比较、分析差异,加强控制,从而达到纠正差异的目的。 五、结论与不足 (一 )我们首先探讨了作业成本法选择供应商的基本模型,对于对采购成本的事后分析评价模型,则作了更为细致的研究。对于一个大企业来说,其对预算在实施中的控制及事后的评价分析与预算的编制同为重要,没有预算的事中控制,预算目标难以实现。而事后的评价分析同时也为企业的奖惩制度的实施提供了依据,从而也就为预算目标的实现提供了保证。 (二 )在式 (7)采购成本的分析评价模型中,限于时间和精力,没有再对动因数量差异作进一步探讨,而是只提出了一些基本思想,即可进一步分为供应商品质差异和客户行为差异,我们认为在企业实施的过 程中,借助于计算机,进一步细分应该是不难的。 (三 )事实上,按照战略成本管理的思想,企业通过战略考虑,选择供应商远远不只考虑成本一个因素,正如引言中所述,要包括能力、成本、风险、合作的可能性与前景等一系列因素,企业可根据这些因素构建一个简单而实用的评分依据,但按照作业成本法计算的采购成本应作为一个重要的指标。 (四 )上述选择和评价供应商的模型,不仅仅可用于对供应商的选择及事中控制和事后评价。它也可为以下的决策及决策的实施提供依据: 1.帮助供应商进行价值链的再造,以节约产品的生产成本,从而降低本 企业的采购成本。 2.采用最经济的联系方式,以达成供应商价值链与企业价值链的合理对接。 3.同供应商谈判,通过采购价格下调,降低采购成本。 4.更换现有的供应商。