如何准备一个成功的软件项目验收会.doc
如何准备一个成功的软件项目验收会 项目验收会在项目整个生命周期内是一个非常重要的里程碑。一般来说,客户同意召开验收会,就是对项目已基本认可,需要召集项目相关各方及专家来达成共识。因此,验收会不仅对乙方,而且对甲方来说都非常重要,双方都希望看到一个准备充分,进展顺利的验收会。为了准备好这个会议,项目组需要提前准备很多工作,具体说来,主要包括以下几个方面。 一 .文档准备 验收之前,项目组要准备好以下几类文档: 1.开发总结文档 2.需求文档:包括需求规格说明书,需求变更文档等 3.设计文档:包括概要设计,详细设计,数据库设计等 4.测试文档:包括测试方案,内部测试报告,第三方测试报告等 5.实施文档:包括实施,部署方案,用户手册,维护手册等 6.过程文档:包括项目周报,会议纪要等 以上文档可以参考国家标准或行业标准进行准备,需要说明的是, 1-5 项可以在后期补,第 6 项在后期补就比较麻烦,因此在项目开发过程中要注意整理这类文档。另外,还要仔细阅读合同及相关采购文件,看其中是否还提到需要其它文档。 这些文档可以装订在 一起,为了给客户及专家一个很好的印象,有以下几个装订技巧: 1.如果文档总页数太少,就单面打印,反之可以双面打印,总之要给人一种很厚,很充实的感觉。 2.设计一个漂亮的,彩色封面,彩打出来。 3.做一个总目录,列明这份材料包括以上哪些部分。例如:第 1/7 部分项目开发报告第 2/7部分项目需求规格说明书 4.每个部分之间用硬皮纸或突出的标签分开,如果用突出标签,在标签上注明那部分的标题 5.最好在书脊上印上标题 6.开会前问客户要装订多少份 项目验收会前,还要提前发给客户以下几份材料: 1.我方参加验收会的名 单,便于客户宣读 2.验收意见 3.会议议程 另外,在验收会上,还需要带上项目过程中签署的文档备查,例如合同原件,盖单的用户需求规格说明书原件等等。 二 .ppt 准备 验收时的 ppt 一般包括以下几个部分: 1.项目背景和简介 2.合同执行情况汇报 3.开发过程:记录项目开发过程中的一些重要事件 4.系统功能 5.建设或应用成果 6.系统演示 (在 ppt 上列明要演示哪些内容,然后一个一个对照演示 ) 在做系统演示时,注意要以业务流程为演示重点,用流程将功能点串起来。 三 .系统准备 开会时需要对系统进行 演示,因此开会前要保证系统的稳定和速度。注意事项如下: 1.尽量安装多一套系统在笔记本上,以防不测。 2.根据网络情况看是否需要带无线上网卡等设备。 2.设计好几个演示流程,一般不可能演示系统的全部功能,因此通过这几个典型流程可以全面反映系统的功能。准备这几个流程时要准备好脚本和数据,务必保证演示过程中数据完整,出现的界面没有硬伤,例如出错,图片丢失等等。 3.演示完这几个流程后,再挑一些系统的亮点进行演示。注意这个顺序,不要一上来就演示基础信息管理,客户更关心的是这个系统的核心业务。4.把这几个流程和亮点写 在 ppt 上,让大家可以看到你正在演示什么内容。 四 .演示前准备 1.开会前一天把 ppt 准备好,自己试讲至少两遍,也可以邀请同事试听并给意见。 2.把系统准备好,重要功能复查几次,确保不出错 3.开会时提前一个小时到开会地点,布置会场及准备演示环境。 4.看情况是否需要带数码相机,移动硬盘,交换机,网线等物品。 5.指定同事做会议记录。 按以上要求准备验收会议,验收成功就离你不远了。验收成功后,高兴之余,不要忘了做以下几件事: 1.带回用户验收意见 2.将打印版和电子版的验收文档拿回公司归档 3.写会议纪 要,把后续要继续跟进事项记录好,如果有图片,也一起发上吧 还有,最后,你是不是还需要和项目组成员小小庆祝一下呢 ?