【摘要】公文工作的效率直接体现着行政组织的工作作风和办事效率，公文工作效率的提高是涉及领导、机关和各层管理人员多个方面的系统工程。提高我国公文工作效率，应从精简机构、人员培养、制度完善、科学建设等方面，寻求从根本上突破公文工作效率瓶颈的对策。
【关键词】公文 效率 对策
公文是实施管理、进行内外上下沟通的工具，是在组织内部和外部传递组织正式信息的重要渠道，公文工作效率的提高，必须以一整套严密的公文工作规范和标准为前提。国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》、《关于进一步规范公文报送有关事项的通知》等文件多次要求各级机关加强公文管理，改进机关工作作风，努力精减文件，以提高干部队伍素质为根本，以增加科技含量为动力，以公文处理和档案管理为内容，进一步增强公文处理及传递运用能力，提高工作效率和质量。
为切实转变工作作风，加快公文运转速度，提高公文工作的质量和水平，必须掌握系统性总体优化原则，从公文工作的系统性总体出发，发挥各分系统、子系统的效能，统一计划协调，使整个系统的效能达到最优状态。
精简机构，减少中转层次，削减公文数量
现行行政管理体制下，某些部门权力过于集中，层次重叠，机构臃肿，各级管理者身陷文山会海，如不简政放权，官僚主义导致的文山会海就很难根除。
一是早在1871年，革命导师马克思就指出，资产阶级庞大、臃肿、耗费巨大的政府实际上是“补充直接经济剥削的第二重剥削人民的手段”，社会主义的国家机关不能成为臃肿庞大、开支浩繁的腐化政府。列宁坚决主张精简机构、紧缩编制，指出机关工作中“最大的毛病就是官僚主义”，要求“把那些半贵族老爷式的玩具性的机构”，一律撤销。
二是传统的政府组织形式决策链过长、反应缓慢，在当下快速发展的社会环境中“事倍功半”，发文越来越多，效率越来越低;而“扁平化”组织通过直接的分权、授权管理，能够大大提高组织内部信息传递效率。加强社会建设工作，关键点在于提升社会管理能力，充分实现政府职能向社会组织的转移，创新社会管理模式和管理手段。积极扶持各类社会组织的成长，规范社会组织的发展路径，形成多层次大规模的社会协同工作格局;强化、丰富公民政治参与的热情和渠道，形成政府和社会组织良性互动的社会格局。充分发挥社会组织在社会建设中的能力和作用，不断提高社会自律和自治水平。推进政府职能转变，把政府从纷繁复杂的微观社会事务中解脱出来，清晰界定政府的职能边界，把不该由政府负责的事项都转移出去，真正转到社会、市场中。政府部门的权力需逐级下放，使权力回归社会，创新社会治理模式，实现“小政府大社会”。
三是坚持良法善治的原则，着力于制度设计、制度创新，完善社会公众参与监督的法治格局，促进社会和市场经济的自净化力量的成长;强化政府公共服务职能，推动政府部门职能整合，改革基本公共服务提供方式。重新定位、全面调整政府与社会、政府与社会组织的权力结构关系，加强社会组织培育和建设，依托社会组织建设、强化社会的自治功能。如此，需要政府开会讨论的具体问题和需要政府审批的具体事项必然大大减少，政府机构进一步精简、合并，公文来往和会议就会大幅减少。
规范公文运行程序，改革公文处理办法
一是增强责任意识。机关的工作效率主要取决于各级领导的效率，个别领导由于工作繁忙和经常出差，导致出现公文延办、迟办、拖沓、漏办的情况，造成公文运转效率不高。对此，各级机关领导应担负起主要责任，充分认识公文工作的重要性，以保持高度负责的精神、严谨务实的工作作风，不断提高机关工作水平和效率。
二是减少公文传递环节，严格公文签收。减少不规范行文退回呈文单位的时间。在公文收发及运转过程中，事前明确签收主体。及时按照公文接件、转件时间及文件报转主体等每个环节的相关要素进行管理。要求机关所有工作人员对公文的收发、传递、办理、归档等严格按公文处理程序进行，对发文的文种、格式、语句等方面进行审核把关，每天及时查看需要办理的公文，防止公文积压，认真执行公文保密制度，严防泄密。
第一，严格控制发文。公文工作效率研究不仅要考量公文工作对组织内部工作效率的影响，还应该关注它的社会效率，公共组织和国家机关的公文数量必须要少，质量和规格一定要精，注重工作的实效，问题不能停留在文件上，要在工作中切实解决实际问题。
第二，发文简明扼要。公文工作是行政活动的一个组成部分，公文工作对行政效率有重要影响，而提高公文的阅读效率至关重要。因此，公文的制作必须压缩文件篇幅，缩短阅读理解时间，必须突出主题，分析与对策明确，意尽文止。克服官僚主义、形式主义、文牍主义，从内容、形式、发送范围、印数等方面，对各类文件、简报和信息进行全面清理，严格加以控制。
第三，加强文件跟踪督办。信息中心须严格按照规定时限要求，加强对各类文件的跟踪督办，掌握运转进度。加强文件管理，特别是涉密文件的妥善保管立卷，防止丢失，确保原件、附件齐全完整。确保公文流转过程中的信息流监控不间断，提高公文工作效率。
第四，确定合理审签时限。根据工作需要，标注公文缓急程度，尽量避免临时报呈领导阅批的情况，给领导留出足够的研究、决策时间。特别紧急的公文要协调充分，提前进行及时充分的沟通说明，抓紧办理。平时要按照要求提前做好报送公文的准备工作，在规定的时间内完成有关程序的办理，随时启动快速处理程序，及时处理例外问题。明确公文运转的“时限责任”，使“时限”成为公文工作效率真正的“推进器”。各级各部门要认真按照公文规定的时限及时反馈办理结果，不得延误、推诿，未按时办复或答复所产生的相关责任由未及时处理公文者承担。
第五，严格执行公文处理规范，向规范管理要效益。严格按照有关规定行文，内容简明扼要。按照一文一事的原则上报，在附注处注明发文部门负责人的姓名和联系方式。涉及其他文件及相关政策法规等内容的，应连同上述材料的复印件附在正式文件后一并上报。凡主送平级单位或下级单位的平行文、下行文，各处室、各单位如要求对方回复意见或报告情况的，也应注明联系人和联系方式。
第六，建立专业化的公文工作机构和职业化的公文工作队伍。强化责任科室及人员的职能作用。明确各级各部门的信息中心是公文处理工作的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作，规范公文报送，不允许报送不成熟和协调不一致的文稿。属于相关职能部门职权范围内可以解决的事项，应直接向相关职能部门提出请求，严格禁止“体外循环”，优化运转程序，提高工作效率。
三是建立健全催办等公文工作制度。催办是公文处理程序中的一个重要环节，是避免积压、加速公文运转的手段。领导批示的办件，送达承办部门后，必须按规定期限加强对公文承办情况的查询督促，对于未办结公文坚持按照催办程序反复、多次催办，直至办结为止。对久催不办或积留未办件过多等情况，有关责任人应亲自到承办部门催促办理。对一些涉及面广、内容复杂的公文，由于意见不一、职责范围不明、推卸责任等原因不能及时办理，要及时向领导请示、报告，明确责任和处罚对象，消除拖拉、扯皮的现象，提高办事效率。
四是建立信息员例会制度和通报制度。定期召开信息管理员工作例会，定期分析、研究、解决信息管理工作中的难点、热点问题，对各处室、各单位公文运转工作情况进行通报，对不按时限办文、严重违反办文、办会程序造成不良影响的给予通报批评。开展全员办公自动化操作考核，考核的主要内容是调阅公文、利用信息和档案资料，以及公文拟定、文件编辑、传递、批阅、签发等，考核的重点对象包括主要领导或负责人及信息管理员和机关工作人员，将考核结果作为年终考核及评比优秀公务员的重要依据，奖罚分明。
提高公文写作的规范性和标准化程度
公文写作是整个公文工作的基础环节和核心工程，在公文处理中起着重要作用，很大程度上影响到日常工作效率和管理水平。常见的问题是，由于公文处理中未严格执行有关规定，公文写作中出现一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性。因此，必须加强公文工作的队伍建设，抓好分级分类培训，提高整体素质。
一是采取多种形式，利用多种渠道，经常组织文秘人员进行业务培训。要特别注意在人员、设备等方面满足文秘工作的正常需要，增加高素质人员，配置必需的先进设备，确保公文处理工作及时、准确、规范、高效。公文的内容、表现方式、流转过程等都应该遵从共同的规范，严密规范的标准可以增强公文的通用性，方便公文在组织内外的流通。部分公文的行文普通存在词不达意，主题不明确、“一事多请”的现象，只要用心思考，准确恰当地将文章的主旨表达出来，多看、多改、多推敲，就可有效地避免这种现象。
二是采取聘请专家、学者授课、分析日常典型案例、知识问答等多种形式，定期组织业务培训，努力提高工作人员整体素质。对主要负责领导及负责人进行公文处理基本操作培训，对信息管理员进行深层次的专业培训，重点学习公文处理规范、公文处理操作规程和公文处理系统的有关知识。同时有组织、有计划、分步骤地进行全员操作培训，向集中培训要人才。本着全面管理、分级培训、分类考核的原则，重点抓好局党组领导和科室负责人的培训;抓好信息管理员的深层次培训;抓好一般干部的操作培训，全面达到“三先”要求，即领导干部要先会，中层干部要先学，信息人员要先熟，不断提高操作管理水平和解决问题的能力。
三是加强信息管理人员和秘书人员有计划、有组织的岗位交流，一是系统内部的横向交流，扩展其工作视野，增加知识，提高能力，克服长期在同一岗位工作容易造成的表面性和片面性，培养“通才”型人才。二是纵向交流，组织优秀人员到业务部门担任适当的领导职务，使其具有全局视野，学会从宏观角度看问题。
加强办公自动化建设，向科技管理要效益
我国党政机关从20世纪80年代开始一直在政治体制改革的大背景下进行着提高公文工作效率的实践探索，探求控制公文数量、提高公文质量的方法和途径，但由于缺乏科学创新高效的理念指导，传统行政效率研究机械地套用企业管理中效率研究的概念、模式和结论，忽视了行政部门的“公共性”和“技术性”，过多地注重“人”、“思想认识”、“纪律”等因素。实际上，决定公文工作效率的因素包括制度、配置、技术和文化等方面。提高公文工作效率，必须在办公自动化建设的基础上，通过网络互联、信息共享，加强文件在每个环节及各个环节间运转的管理。
从现代信息技术的角度而言，电子政务是指通过信息和通信技术，政府机构应用网络技术提供集成的管理和服务，借助因特网实现组织结构和工作流程的优化和重组，超越时间、空间和部门分离的限制，全方位地向社会提供优质、规范、透明和符合国际水准的管理和服务。电子政务是充分整合政务信息资源，提高政务效率，建立政府内部信息交流的快速通道。
一是电子政务的核心是政府机关内部公务处理和电子公文管理系统。电子公文管理系统完善了政府内部的信息资源共享，加强了业务部门之间的交流，能够实现政务信息的快速上传下达，加强各部门之间的协作交流，促进协同办公，提高办公效率，为各级领导及业务人员提供了辅助办公和决策服务的重要手段。
目前，我国已经有公文格式、公文处理办法等多个规范和标准，但是同国外众多的文件标准相比，还显得十分粗疏。例如，国际标准化组织二万多项标准中有数百项关于文件的标准，涉及到一般文件和电子文件的管理技术及处理环节、文件格式与元数据标准等各个方面。
我国的公文工作效率研究必须利用推行电子公文系统的进程在公文标准体系方面进行专项研究工作，制定出我国公文规范标准。这样，电子公文系统的实施就可以使公文工作实现模板化、自动化、智能化，最大限度地避免人为错误的发生，可以降低办公成本，充分提高办事效率。推行公文电子化管理，是对政府机关传统办公模式的变革，是政府机关加强自身建设，提高公共管理的科技含量，推行管理创新的体现，有利于转变工作作风、提高行政效率、降低行政成本、推进政府信息公开、规范政府工作行为。
二是大力推进电子公文流转系统的使用，促进公文工作效率的根本转变。为切实提高公文运转工作的质量和效率，各级行政组织应积极启用电子公文交换系统。提升信息中心的公文集散软硬件设施的建设水平，提高公文集散效率。推行电子公文一体化解决方案，主要任务和总体目标是将法定公文和非法定公文的处理、传递、归档等全部纳入微机管理并上网运行，及时准确地办理公文，提高公文处理的效率和质量，不再报送纸质公文，一律采用电子公文的形式由网上进行查阅和传递，全面实现公文处理工作的电子化、网络化。同时，健全相关制度，完善公文处理系统应用考核制度，以保证公文处理准确规范、程序严密。
结语
公共部门的效率必须与公共利益、个人价值、平等自由等价值目标结合起来才有意义。有效的组织结构、明确的制度和法律、科学的规划、良好的团队协作、正确的决策等都是提高效率的重要因素。要切实加强公文处理工作，提高公文工作效率，各级领导要充分认识做好公文处理工作的重要性，把公文处理作为本级、本部门的一项重要工作来抓，本着科学发展、强化培训、硬化管理的基本思路，加强公文的管理，提高公文工作效率，有效改变政府部门在群众心目中普遍存在的“办事拖拉、效率低下”的形象。
各级领导要经常过问和研究公文处理工作，大力支持公文处理人员的工作，协调解决公文处理工作中出现的问题，完善制度。加强对数据信息、公文处理和档案资料等信息资源的管理、利用和核实工作，向信息管理要效益。提高准确性、真实性和利用率，确保办公自动化工作全面协调发展，真正把公文电子化管理贯穿于工作的全过程，实现公文工作的模板化、自动化、智能化，如此才能寻找到从根本上提高我国公文工作效率的有效路径。
(作者为北京联合大学应用文理学院副教授)
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