STC订单项目的采购和分包管理.doc
STC 订单项目的采购和分包管理 一、采购和分包管理在 STC 订单项目管理中的地位 STC 订单项目采购和分包管理几乎贯穿整个订单项目生命周期 ,对项目管理模式有着直接的影响。它们对企业产品的生产进度、质量、成本、整体供应链以及经营管理都起着极为重要的作用。具体表现在以下几个方面: 1、采购和分包管理是 STC 订单项目成本控制的核心内容之一。在 STC 的订单项目管理中,需要采购或分包的毛坯、配套件很多,成本较高,涉及巨额费用的管理和使用,在 STC 财务支出中采购(包括原材料、零部件)和分包成本约占 78%,职工的薪金福利、固定资产折旧等其他支出仅占 22%。所 以要控制 STC 订单项目的成本关键是控制好采购和分包成本。 2、采购和分包是 STC 整个供应链管理中“上游控制”的主导力量,是 STC 运作的保障。 STC 是一个经营业绩不断提升的公司,要在市场上取得长期的竞争优势,就必须要有一支合格的供应商、分包商队伍,他们所提供的原材料、零部件应该具有良好的质量保障和明显的价格优势。然而,目前 STC 面对的市场形势和供应商、分包商形势都十分严峻。一方面,大量的用户订单急着要完成,尽管 STC 目前的生产能力远远无法满足电厂的需求,但 STC 的高级管理层并不打算盲目扩张产能,因为市场在极度繁 荣之后将会迅速饱和。在这种情况下订单项目的按期交货势必依靠大量的采购和外协来实现。另一方面, STC 的供应商、分包商数量有限,他们在为STC 提供原材料、零部件的同时也为 STC 的竞争对手提供相同的产品。比如国内能生产汽轮机大型铸锻件的企业仅有中国第一重型机器厂(简称“一重”)和中国第二重型机器厂(简称“二重”)二家,而这二家企业又同时为国内三大电站设备制造企业集团提供原材料;汽轮机长叶片的国内供应商也只有无锡叶片厂一家。在一些项目的竞争中,有时会出现谁拥有供应商谁就能在竞争中占据主动的现象。比如某一供应商在同时 为 STC 和哈尔滨汽轮机有限公司供货时优先供应STC,则 STC 就能积极的响应电厂而满足其合同交货期,这样就在竞争争得了主动;反之如果供应商奇货可居,势必削弱 STC 的竞争能力。二、科学进行 STC的采购和分包管理由于 STC 是按订单生产,是单件小批量生产。规模提高、生产节奏加快要求采购和分包的节奏也同步加快。大量不同型号的材料要按生产进度的要求准时抵达加工车间就必须加强计划性,做到忙而不乱。强化计划 STC 的采购和分包工作主要由项目部下设的供应处负责。在原材料和毛坯市场供应充足、用户对汽轮机产品要求不高、生产周期足够 长的情况下,采购工作就是一种事务性的工作。而现今生产快节奏迫使采购效率必须不断提高。制定采购计划是整个采购过程的第一步,也是最关键的一步。 1、整理归纳采购清单。物料清单是 STC供应处确定采购计划的依据,通常由 STC 设计人员从项目设计图纸中提取数据,生成该项目的所有零部件及组件清单。项目经理对物料清单进行分析,形成采购的原材料、零部件和配套件清单。采购清单中的采购件通常被分为以下 6 类,不同类别的物品其采购要求和采购办法各不相同。( 1)长周期的大型铸锻件毛坯(重量大于 30 吨):与订单项目相对应,如 300MW 汽轮 机组对应 300MW 机组的毛坯, 600MW 汽轮机组对应 600MW 机组的毛坯。 ²高中压汽缸毛坯; ²高中压转子毛坯; ²低压转子毛坯。这些毛坯都和国内的竞争对手面对相同的毛坯供应商,如一重或二重,以及国外的一些毛坯供应商,总之这些毛坯相对稀缺。( 2)中型铸锻件毛坯(重量在 30 吨 ~ 10 吨之间) 高压内缸毛坯主气门 -调门毛坯轴承座毛坯通用金属材料、特种金属材料;叶片、螺栓等特种材料 ( 3)配套仪表、阀门、控制、监测系统( 4)其它常规非金属件、标准件、耗材( 5)进口件( 6)外协分包件其中分包是工作重点之一,下节重点讨 论。 编制采购计划。 即明确采购分包需求的时间和要求数量,什么时候要做什么。项目经理提交采购清单,同时根据公司的滚动计划,明确机组的最终完成时间,减去 STC 的加工时间,然后进行倒排,再减去一定的安全机动时间,即可提出部件的最终要求进厂时间,这样由项目经理编制的项目物料需求清单就完成。在项目经理提供的物料清单中,着重强调主要矛盾,使项目的关键采购节点得到控制,但有时一些看似不起眼的外购件也会影响到项目的执行。这些主要矛盾一般体现在以下 3 个方面:①大型铸锻件:与特定机组对应,生产准备时间长,其采购计划往往会影响 一台机组的出产。②配套装箱的特种进口仪表:亦与特定机组对应,项目整体互换性差。③满足机组总装成套的大型外协件:为机组的总装成套服务。编制的采购计划表如下所示: 项目经理将根据合同和物料清单整理出采购计划表提交给供应部门的综合计划组。形成采购订单,落实采购计划由供应处综合计划组将所有订单项目的采购需求归纳分类,而后按不同物料的性质交给不同的职能小组,由他们负责制定具体的采购计划。比如:汽缸的 采购, STC 在 2004 年基本有 4 种类型的汽缸:超临界 60 万千瓦机组、亚临界 60 万千瓦机组、 30 万千瓦机组和 13.5 万千瓦机组。根据国内各重型厂的专长(如二重具有制作 STC 大型铸件经验,大连重型设备厂具有制作 STC 中型机组汽缸的经验),结合不同机组的供应商的完工时间以及订单项目准备时间安排滚动采购。订单项目的采购要求可以通过不同的办法予以落实。由于 STC 已与大部分毛坯供应商建立起了战略合作伙伴关系,彼此对对方的订单拥有量、生产能力、市场的价格等情况都非常了解,同时市场供给相对均衡,价格也较为透明,因此采购经理 通常在一重、二重、国外 JCFC、 JSW 等重点供应商之间做出权衡后直接下达定单,签订合同。然后将采购的信息登录到项目采购安排中,就可转移到采购合同管理阶段了。对于配套的仪表和阀门,除专用阀门或用户特别指定品牌之外,市场供给仍然大于需求,市场基本为完全的市场竞争。STC 的做法是:将相同的采购部件集中成批后进行招标采购。这样做有三方面好处,一是供货商较为看中与 STC 的合作,对订单的态度相对比较认真,供货质量较好;二是招标可以降低 STC 的采购成本;三是通过招标, STC 可以选择新的供应商,淘汰部分不合格的供应商。 STC 在金属材料采购、办公用品采购,基建和运输等采购活动中大量采用此种方法。对于一些普通金属材料、工厂原料、标准件的采购, STC 往往估算一年(或一阶段)的总量,减去实际库存量,定期采购。采购量由下列公式计算得出:下单数量 = 生产需求量 - 计划入库 - 现在库存量 + 安全库存量下单时间 = 要求到货时间 - 认证周期 - 订单周期 - 缓冲时间 3 重视外协分包 在今后的若干年里, STC 必须为提高产能而扩大外购和分包,为此 STC 已成立外协办公室和总裁直接领导的采购管理委员会等,意在加强对采购和分包工作的指导 、监督和管理。对 STC 而言,外协和分包也是 STC 采购工作的一部分,其管理工作大部分类同于采购管理,有其特殊性。在本章中一起讨论研究。为了降低成本,优势互补,将汽轮机的一些加工简单、技术含量不高或专业性较强的零部件、标准件通过外协分包获得,如为增加生产能力,部分汽缸也不再由 STC 自己生产,取而代之的是由分包商按照 STC 的图纸加工提供。在现阶段落实分包订单是 STC的重点工作之一。 STC 经过几年的实践积累了不少经验,尤其在 STC 分包商的选择上要考虑如下几方面的事情。第一,分包商有没有生产加工该零件部件的能力和技术 ,如机床设备、操作工人的技能、检验手段等硬性指标。第二,在管理方面是否具有与 STC 相同甚至更高的水平。包括质保体系,比如压力容器是否具有ASMME 认证等。如没有这些条件,那么能否在最短的时间内完成培训。第三,是否具有良好的商业信誉,或生产能力上是否有缺口,确认的订单能否顺利实现。由于汽机的生产性相当强,对大型汽缸、转子的外包生产, STC 选择的对象往往是日本、德国等国外著明的汽机设备供货商,如日本日立、东芝、三菱、富士、德国西门子等。将 STC 的订单转移给同行竞争对手来完成,长期来看是双赢的行为,但在技术保密或 技术管理上具有相当大的难度。目前 STC 这部分外协分包量占有的很大的比重。另外一些普通机床的外协加工看似比较简单,但由于汽机的生产是单件小批量的生产,即使一个零件出了问题也会影响了一台机组的出产,所以在外协分包上都应特别谨慎, STC 选择成熟的外购分包商构筑战略联盟,是想在满足 STC 要求的同时,最大限度地降低分包工作的风险。 4 全程跟踪和监控采购合同的执行 采购合同管理的基本思想就是为了实现订单项目采购计划,保证供应商或承包商按照采购合同约定履行义务。而运用各种手段、采取各种措施进行管理,一般包括以下几个层次 的集成和协调。 1、授权供应商在适当的时间进行工作; 2、监控供应商成本、进度计划和技术绩效; 3、检查和核实供应商产品的质量; 4、根据合同条款,建立卖方执行进度和费用支付的联系; 5、采购审计; 6、正式验收和合同归档。与供应商签订了合同之后,对合同执行状态的监控是 STC 采购管理中重要的一环。尤其在现阶段,资源供应比较紧张,大型铸锻件供应商是否根据STC 的订单要求安排生产尤为重要。即使按照订单的要求安排生产了,但是在生产、质检、发运、验收入库等几个环节仍然是采购订单管理的重要环节,需要重点监控。对于一些重要的外包外 购件还要加强过程监控,到现场检查各个加工阶段的产品质量是否按 STC 的要求完成,如果出现偏差,还要和供应商协商,技术人员想出补救办法,不至于让分包外购的偏差影响到项目的进度。对于大型铸锻件以及重要的分包外购件,在制度上规定采购经理从订单签订到实物入库必须全过程地跟踪,负有全责,这样做提高了采购供应的准时交货率。