让信息沟通更简单.doc
让信息沟通更简单 文档一大摞,图纸满天飞,音像资料一大堆,越来越多的项目信息,让项目成员疲于查找,疲于“靠手工”传递。利用 IT 技术加强项目中信息的管理正日益受到人们的重视。 理论聚焦 信息管理正成为一个新课题 在传统项目管理的九大知识体系的基础上,项目信息管理正超越一般意义上的文档管理,可能成为一个单独的知识体系。当前理论界正在对“是否把信息管理单独列为项目管理的一个新知识体系”的问题进行探讨。 项目信息,指的是在项目实施过程中产生和运用的数据,如表格、图纸、文字、音像资料等与项目有关的所有信息。相比之下,传统文档管理偏重于对纸介质或电子介质的信息的管理。 项目信息管理,是指对项目信息的收集、整理、处理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。 与传统意义上的文档管理的区别是 ,项目信息管理除了管理纸介质或电子介质信息,还包括对项目成员之间传递的口头信息进行管理,是一个更加广泛的概念。 项目过程中的信息有别于其它信息。在项目进行过程中,对信息进行充分交流和分析是至关重要的。 因此,项目 管理活动之间,必然需要频繁的信息传递和交流,这就决定了项目信息具有如下特点:量大且分散;信息传递过程多,容易造成失真,或反馈滞后;具有很强的相互共享和相互制约关系。 采用计算机技术来进行项目中信息资料的管理,正在成为潮流。 PMIS 指日可待 项目管理信息系统 (PMIS)是一种专门对项目信 息进行管理的计算机系统。 它采用动态控制原理,对项目整个生命周期所产生的各种数据,及时准确地进行管理,比较实际值与计划值,找出偏差,分析原因,采取措施,从而达到控制效果。 PMIS 是基于数据库的信息处理系统。其逻辑结构是由项目中不同功能的子系统,和统一的项目信息数据库构成的集成系统。 PMIS 系统的设计先要进行总体规划设计,然后设计 PMIS 的主要子系统:投资控制子系统、进度计划子系统、成本控制子系统、合同管理子系统、计划数据与实际数据采集与分析子系统,最后设计 PMIS 系统统一的数据结构模型。 20 世纪 80 年代以来, PMIS 得到了快速的发展,一些势力雄厚的企业先后建立了自己的 PMIS 系统。 但是,总的来说,目前 PMIS 系统的发展还是不尽人意。因为大多数项目的生命期不长,而一个完善的 PMIS 的开发需要一、二年的时间。 项目管理软件辅助信息管理 相对于 PMIS,虽然项目管理软件不是一种专门针对信息管理而开发的软件,但是,经过多年发展,目前市场上的项目管理软件不仅产品丰富,应用也比较成熟,因此,目前大部分企业都根据自身情况选择不同类型的项目管理软件,来辅助进行项目信息管理。 项目管理 软件功能层次的提高大致经历了三个阶段: 第一层次,也称基本功能,如进度控制、质量管理、费用控制等。这是对基层工作流程的模拟,在一定程度上实现数据共享,减轻了基层项目管理人员的工作强度。 第二层次,此时的软件具有了分析和预测功能。 第三层次,整个项目管理业务与 Internet 结合,实现了项目管理的网络化和虚拟化。目前市场上还没有出现此类软件。 两类项目管理软件纵览 目前国际上常用的项目管理软件根据功能和价格水平,大致可以划分为两个档次(如表所示): 一类是供专业项目管理人士使用的大型项 目管理软件,这类软件功能较强,能将项目的组织过程和项目的实施过程进行全面的规划编排,包括工程时间、费用、资源的计划、跟踪和控制功能、报告生成与输出功能以及其它辅助功能 ,并能同时管理若干个不同的项目。 但其价格很高,主要适合大型复杂的项目,如 Primavera 公司的 P3、 Gores技术公司的 Artemis、 ABT 公司 WorkBench、 Welcom 公司的 OpenPlan 等。 另一类是中小型项目管理软件,主要应用于一些中小型项目。这类软件虽然功能不很齐全,一般只完成项目管理的基本功能或是某一阶段和某一方面任务,如计划安排、人员管理、风险分析等。 但价格较便宜,如 TimeLine 公司的 TimeLine、 Scitor 公司的 Project Scheduler、 Primavera 公司的 SureTrak、 Microsoft 公司的 Project2000 等。 此外,国内科研单位和一些公司也在不断开发自己的产品。这些软件都能实现基本功能。其差别主要在管理多个项目的能力,处理多个工序的 适应能力,界面输出的易操作性,以及数据库的接口能力等方面。