档案管理制度—规章制度.doc
档案管理制度 — 规章制度 一、文书档案立卷归档制度 (一 ) 第一条 第二条 归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分第三条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整 (公文上的各种附件一律不准抽存 )。结案后及时交专 (兼 )职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不(二 ) 第四条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专 (兼 )职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变第五条 凡本公司缮印发出的公文 (含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件 )一律由办公室统一收集管理。第六条 一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资 料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议第七条 各部门专 (兼 ) 1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做 好服务工作,并(三 )归档范围〖 HT 第八条 重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领第九条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、第十条 第十一条 第十二条 第十三条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议第十 四条 第壹拾伍条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 第壹拾陆条 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的第十七条 第十八条 本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、(四 )平时归卷 第十九条 各部门都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料,由专 (兼 ) 第二十条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的 "案卷类目 "。 "案卷类目 "的条款必须简明确切,第二十一条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专 (兼 ) 第二十二条 专 (兼 )职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照 "案卷类目 "条款,放入平时保存文件卷夹内 "对号入座 ",并在收发文(五 )立卷 (案卷质量要求 )〖 HT 第二十三条 为统一立卷规范,保证案卷质量,立卷工作由相关部室第二十四条 案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保第二十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐第二十六条 在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少第二十七条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年 立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其它文件的立卷按照有关规第二十八条 卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点,应第二十九条 卷内文件材料应按非列顺序,依次编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角背面的左上角打印页 号。第三十条 永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文第三十一条 有关卷内文件材料的情况说明,都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明,也应将立卷入、检查人的姓名和时期填上以示第三十二条 案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工第叁拾叁条 案卷装订。装订前,卷内文件材料要去掉金属物,对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱,字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷,案卷应用 三孔一线封底打活结的方法装订。 第三十四条 案卷各部分的排列格式:软卷封面 (含卷内文件目录 )一文件一封底 (含备考表 ),以案卷号排列次序装入卷盒,置于档案柜内第三十五条 (一 )总则 第一条 第贰条 本公司的声像档案是指本公司各部门或个人在社会实践活动中直接形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。 声像 档案一般由录单带、录像带、摄像带、影片 (母片 )、照片 (含底片 ) 第三条 声像档案是本公司全宗的组成部分,必须由档案室实行集中(二 ) 第四条 1. 2.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资3.本公司有关人员组织或参加的重要会议,会见以及外事活动的声像4. 5. 6. 第五条 收集时间 1.声像档案资料应在形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档2. 第六条 1.录音带、录像带、摄像带、影片、照片 (含底片 )和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的,其形成费2. 3. 第七条 1.档案部门有责任随时征集重要声 2.在征集的声像资料中,凡涉及国家和全国邮电部门重大事件的,应第八条 本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用,只要将档案资料按要求向档案归档,经档案室签字认可,财务部门应给予核报(三 )声像档案的整理〖 HT 第九条 声像档案的整理,包括分类、组合、排列和编目,使其系统第十条 第十一条 1.照片档案按年代、问题分类。同属一类的照片 按时间顺序编号,同时填写其底片号。底片在全宗内编流水号。格式:全宗号 -流水号。2.录音带、录像带、摄像带按年代 -问题分类,按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷,编一个案卷号,然后每盘再依次编排3.编注与其他载体档案相联系的参照号。格式为 (档案形态 )档号 /(档案形态 ) 第十二条 保管期限:应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠程第十三条 1.文字说明基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者 (摄制者 ) 2.编写文 (1)准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正(2)照片的自然张 (内容相近的亦可以若干张 )编写文字说明。录音带、录像带、报像带按案卷编写文字说明。一组声像资料联系密切的应加(3) (4) 第十四条 1. 照片编制采用横写格式。其格式为照片 /底片号 -文字说明 -参见号-摄制时间 -摄制者。 2. 录音带、录像带、摄像带的编制格式:在盒套上置标注页。按要第十五条 1. 2. 3. 第十六条 声像档案的著录依照 GB3792.5-85 (四 ) 第十七条 声像档案入库前要进行检查,对已被污损的,要进行必要第十八条 底片、胶片库温度应保持在 13-15℃之间,相对湿度应保持 35%-45%;照片库温应保持 14-24℃,相对湿度应保持 37.5%-67.5%;录音、录像带库温应保持 18-24℃,相对湿度应保持 40%-60% 第十九条 底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30 奥斯特以上的磁场,磁场盒与盒的间距不小于 3mm;存放磁带最好第二十条 第二十一条 归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改;销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,第二十二条 建立健全声像档案统计制度 ,做好声像档案收进、移出、(五 ) 第二十三条 编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便第二十四条 建立声像档案借阅,利用制度,严格审批手续,根据声第二十五条 具有专利的声像档案,外单位利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。已移交档案馆的,所得专利收益,第二十六条 声像档案原版一般不得借出档案室之外。如有特殊需要,经主管领导批 准后,方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借;外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔第二十七条 在不影响保密的前提下,各单位可利用声像档案举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性画册、资料片等,积极开发利用现在的声像档案