项目团队的特点及其应用问题探讨.doc
项目团队的特点及其应用问题探讨 摘 要:项目团队能否成功地运行,对项目最终的成败起着关键性的作用。项目队作为团队的一种特殊形式,既具有团队的一般特征,又有其独特的特征。我国企业应用的过程中存在文化障碍,为改善与优化我国企业项目团队应采取相应对策。 关键词:项目团队 ;主要特点 ;文化障碍 ;对策建议 一、引言 随着中国社会经济体制改革的深入展开,加入 WTO 后与国际惯例接轨步伐的不断加快,项目管理的重要性被越来越多的中国企业及组织所认识。当今社会,项目分布在各行各业,因此,具有极大的灵活性、适用性、成效性的项目管理也无处不在。项目管理是由项目经理领导下的项目团队,运用一系列计划和控制技术,遵循项目启动、计划、实施、控制、收尾的五个阶段,按照规定的时间、成本、质量、范围等要求,实现项目目标的过程。项目团队是项目实施、完成的主体,项目经理是项目团队的领导者、整合者、协调者。一个项目要取得成功,绝非只是靠项目经理一人 的努力,更多的是依靠整个团队集体的力量和智慧。项目团队能否成功地运行,决定着项目最终是成功还是失败。作为一种计划管理方法与先进的管理理念,项目管理已经在我国推行十几年了,许多企业已经自觉或不自觉地利用项目团队来解决企业中的突发的、非常规的工作,并且取得了显著的效果。 二、项目团队的概念及其特点 项目的独特性与一次性决定了项目团队不同于一般的工作团队,项目团队是团队的一种特殊形式。项目团队是指为了实现明确的项目目标而由一组具有共同愿景、技能互补、相互依赖、相互协作的个体组成的临时性群体。 在现代企 业中,项目团队要在项目经理的直接领导下,为实现具体项目的目标、完成具体项目所确定的各项任务而共同努力,协调一致和有效地工作。通过团队成员的共同努力能产生群体的协作效应,从而获得比个体成员绩效总和大得多的团队绩效。项目团队不仅可以通过团队成员之间相互的沟通、信任、合作和承担责任,高效地利用有限的人力资源,而且有助于加强员工间的交流与协作。 项目团队作为团队的一种特殊形式,既具有团队的一般特征,又由于项目的独特性,项目团队也具有其独特的特征: (一 )项目团队是一个具有明确目标的团队 每一个项目都有明 确的目标,即在一定的限制条件下完成独特的项目产品或服务。项目的目标性决定了为实现这一目标而组成的项目团队也具有很强的目标性。项目团队的目标就是项目目标,它有明确严格的质量要求、工期要求、成本要求等多重约束。在项目团队中,项目经理及团队成员都清楚地了解所实施的项目要达到的目标、完成项目所要交付的成果及其衡量标准、所要取得的成就和由此给团队、个人带来的益处。在一定的组织结构、组织文化、项目管理技术的支持下,项目团队成员紧紧围绕着团队所要实现的目标开展一系列活动,使目标得以实现。在大家熟悉的《西游记》中就有一个成 功的项目团队。这个团队的目标就是到西天取回真经。在去西天取经的路上师徒四人的所有活动如一路上翻山越岭、风餐露宿、降妖除魔、惩恶扬善,经历九九八十一桩磨难等都是围绕“去西天取回真经”这个目标展开的,最后终于功德圆满,取回真经,实现了项目目标。 (二 )项目团队是一个临时性的团队 项目团队是为了完成某个一次性的特定任务 (独特的产品或服务 )而临时组建起来的团队,团队的生命周期较短,团队成员大多是从不同职能部门、组织机构临时借调来的,当任务完成以后,团队也随之解散,团队成员将回到原单位或因新任务和新计划与其他 人员重新组成新的团队,团队的成员随着任务的变化或者需求而灵活变动。因此项目团队通常是短期的、临时的。在《西游记》中,为了完成去西天取得真经这一项目目标,唐僧、孙悟空、猪八戒、沙和尚组织在一起构建了一支临时性的项目团队,当取回真经项目完成时,项目团队也随之解体,他们四人就各奔东西寻找自己的归宿。 (三 )项目团队是一个多样性的团队 由于一个项目涉及的专业众多,项目团队成员经常是来自不同的管理层、不同的职能部门、不同的组织、不同的专业领域,从来没有在一起工作过的各领域专家,他们在团队中具备实现目标所需要的 互补的基本技能,并且能够相互依赖、相互信任,进行良好的合作。因此项目团队是跨部门、跨专业的多样性的团队。《西游记》中的项目团队成员都是来自不同领域的专家,唐僧擅长讲经布道,性格坚韧,原则性很强,是协调、整合专家 ;孙悟空武功高强,做事鲁莽自负,是降妖除魔的技术专家 ;猪八戒好吃懒做又好色,性格开朗,是项目团队成员之间关系通融的润滑剂 ;沙和尚在取经途中吃苦耐劳,任劳任怨,是称职的后勤服务员。师徒四人性格特征、知识结构、能力结构的多样性使得他们在西行取经的路上相互牵制,优势互补,相互协作,充分沟通,最终取得了“ 1+1>2”的整体绩效。 (四 )项目团队是一个开放性的团队 在项目周期的不同阶段,项目团队成员是经常发生变化的,项目团队始终处于一种动态的变化之中。随着项目的进展,团队成员的工作内容和职能常会根据项目需要进行变动,所以人员数也随之发生相应的变化。由此可见,项目团队成员的增减具有较大的灵活性,项目团队的边界是模糊的,项目团队具有明显的开放性。在《西游记》中的团队建设的不同阶段,项目团队成员也在随之发生变化。在观音组建团队初期,通过四处寻觅,首先物色到了这个团队的核心人物项目负责人唐僧,于是唐僧启动项目,一 人走上去西天取经的道路 ;接着根据项目需要,观音陆续确定了项目团队成员孙悟空、猪八戒、沙和尚,在项目发展的不同阶段他们陆续加入项目团队,在团队建设的磨合期孙悟空与唐僧闹矛盾又几次撒手而去退出团队,后又加入团队,团队成员在频繁的变化 ;在团队建设的规范期和成熟期,师徒四人作为团队成员基本保持稳定。 (五 )项目团队是一个工作界限模糊的团队 项目管理实质上是管理幅度较大,管理层次较少的扁平化管理。由于项目团队横跨各职能部门,项目管理通常采用扁平化的横向式组织形式。组织的扁平化与团队式的工作方式,使得临时从与项 目相关的职能部门抽调出来的团队成员既有明确的职责分工,彼此之间又能够为了实现项目整体目标而通力合作、相互依赖,优势互补,信息共享,不同部门之间、团队成员之间不再是利益对立者,成员之间是密切合作的伙伴关系,愿意对工作负责,愿意更多地承担责任。另外由于团队成员的频繁变化,为实现项目各个阶段的分目标以及总目标,团队成员的工作内容和职能需要随团队成员的增减进行变动。因此从团队的初创期到团队的终止期,团队成员彼此之间的工作界限变得越来越模糊。在取经团队初创期,唐僧一人身兼数职,随着孙悟空、猪八戒、沙和尚陆续加入团队, 他们四人在团队中的工作内容、工作量和各自的职能也在不断地发生变化,他们在取经的路上既分工明确,唐僧主要负责协调和整合团队,孙悟空降妖除魔,猪八戒牵马和保护师傅,沙和尚挑担,同时又能在危难时相互协作,相互配合,共同对付敌人。 三、项目团队在中国企业的应用中存在的问题 由于旧的传统的管理思想、中国人的传统观念的沿袭,使我国许多企业在应用项目团队过程中存在一些问题。对中国企业应用项目团队有较大负面影响的中国传统观念主要有“求稳定”的传统观念、传统的家庭观念、职位“能上不能下”和工资“能升不能降”观念、本位 主义,它们对项目团队的特点在企业中发挥的负面影响如下: (一 )“求稳定”的传统观念使得员工对临时性的团队认同感不强 改革开放以来,在我国旧的完全计划经济体制被逐渐打破,人们有了更多的选择职业的权利和条件,频繁的职业流动已经成为大家正在习惯的社会现实。因此,在现代企业中,中国企业员工对于在临时性的团队中工作也逐渐接受,愿意参与临时性的团队。但是,由于“求稳定”传统观念在中国人的心目中已经根深蒂固了,在这种观念的影响下,大多数中国员工更愿意在固定的工作场所下拥有“铁饭碗”,无失业的后顾之忧。而项目团队是 临时机构,规避风险以求稳定的传统观念容易导致团队成员的短期行为,人心不稳,对团队的认同感、归属感不强,不愿把自己看成是团队中的成员,对待工作应付了事,成员对所从事的工作投入程度较低、责任感不强,工作不积极不主动,不愿意承担更多的责任,甚至会出现在项目实施期间,因为某个部门突然将项目团队中的成员抽调走,而导致项目停工或工期延误等后果。因此在中国企业中应用项目团队时,“求稳定”的传统观念导致员工的潜力难以最大限度发挥,临时性团队的灵活性和高效性得不到充分体现。 (二 )传统的家庭观念使得在多样性的团队中员工之 间的合作不协调 长期以来,中国企业的员工习惯于在上层管理者对工作目标进行细化和明晰化的情况下开展自己的工作。在这种情况下,员工都很清楚自己的工作任务和内容是什么,应当怎样去做及做到什么程度。按照各自的目标去做好自己应当做的事情已经不成问题了,突出的问题变成了如何强化合作的问题。受传统的家庭观念影响,中国员工更愿意在家庭式的团队中工作,主要表现为他们喜欢在自己熟悉的环境中工作,喜欢和与自己性格相仿、专业相近、背景相似的人或与自己有血缘、亲缘、地缘关系的熟人合作,不喜欢和陌生人合作,这与项目团队的多样性、开 放性相抵触,不利于项目团队吸纳跨专业、跨部门、技能优势互补的团队成员。同时,由于人际关系复杂,会导致团队成员的工作以“人际关系”为导向,而不是以“工作成果”为导向,严重地影响了项目团队工作的有效性。 (三 )职位“能上不能下”和工资“能升不能降”观念不利于开放性的团队建设 职位“能上不能下”、工资“能升不能降”的传统观念对项目团队开放性、I 临时性都有影响,但是对开放性的影响最大。在这些观念下,人们比较倾向于追求永久性,长期占据一个岗位,不仅会妨碍新成员进来,也会妨碍老成员离开。由于在不同的组织或团队中 所拥有的政治地位、经济地位、享受的各种待遇可能会有很大差别,员工在面临工作变动时往往带有较强的怀旧情感,造成对工作角色转换的较大心理障碍,对在新的团队中的新工作及其相应的新待遇难以快速适应。员工在项目团队建设过程中带着不满情绪工作,不仅会影响个人潜能的发挥,而且会对有才能的员工加入团队产生排斥、抵触情绪,不利于吸纳优势互补的成员,造成团队成员之间难以相互沟通,相互协作。 (四 )本位主义造成员工具有严格工作界限意识 长期以来,国内的许多团队只给成员的职位做出明确的界定,却不对不同成员的角色做出明确的定 义,容易造成角色重叠而产生明显冲突,同时成员的工作内容、工作流程、工作标准、工作目标模糊不清,所以很难按时准确地完成项目。(注:职位指在工作范围内对人、财、物的调配权利、等级,角色指在组织中的某一类责任。 )由于严格的职位界定使成员的任务与职责范围通常固定于一个单点上,容易造成“各人自扫门前雪,哪管他人瓦上霜”的本位主义,员工只愿意在规定的时间、范围内做完自己的工作,经常以“这不是我的工作”为由来逃避责任,遇事相互推诿,这与项目团队成员不同角色之间在任务层面上充分合作、相互协调、相互依赖、交叉互动的要求相悖, 难以树立起为实现团队目标而努力奋斗的团队精神,造成团队缺乏凝聚力和向心力,最终导致整个项目的失败。 四、解决我国企业应用项目团队的问题的对策建议 上面分析了我国企业应用项目团队容易出现的一些问题,针对这些问题,提出切实可行的解决方案是营造高效项目团队的出发点。在我国的企业中,尤其是传统企业,传统的文化理念使得企业员工已经习惯了运用原有的工作方式和思维方式,只有运用各种合理的竞争机制、激励机制、人才选拔机制、和大力的培训工作,才能促使企业员工在理念上达到一致,适应新的工作环境。 根据我国企业应用项目团队存在的问题,提出以下有关我国企业应用项目团队方面的对策建议: (一 )在企业员工中宣传、推广和普及项目管理知识,增强员工的竞争意识、责任感、使命感 在企业内部普及项目管理基础知识,提升员工的项目管理理论和实践水平,使项目管理理念深入日常工作实践中,形成企业内的项目管理气候和专业性的共同语言,自然而然地形成企业员工的相近或相同的工作价值观、工作信念、思维方式和行为模式等,便于使用业界通用语言和术语进行沟通,使大家形成对问题的正确理解,增强沟通效率。在项目管理理念指导下,运用系 统的项目管理方法,员工可以迅速把握项目变化,而且在企业内外部压力下,能快速提高自身的竞争力,有利于积极营造充满爱心和团结互助精神的企业文化氛围,为其成员提供一种认同感,激发员工的工作责任心和创造性,促进个人的价值取向的调整,培养良好的团队意识,使员工把参与团队看作是实现自我价值的一个重要方面,愿意为实现项目目标向团队贡献其精力和忠诚。 (二 )建立公开、公平、公正的激励机制和人才选拔机制,提升员工危机意识,打破工作“求稳定”和职位“能上不能下”的传统意识 打破员工在资历和职务等方面的束缚,在企业内部实 行聘任制,根据个人能力、岗位绩效制定各种薪酬制、晋升制等竞争、激励机制,打破员工端“铁饭碗”心理和原来的“因人设岗”的制度,代之“以岗定薪,岗变薪变”的激励机制和“因岗设人”的人才选拔机制,让全体员工真正地意识到风险与危机的存在,在员工心目中真正形成能上能下、能进能出的理念。由于聘任制更多地强调竞争性,体现能上能下的原则,突出拔尖人才的激励,因此,可以对高等级人员实施聘任制。晋升制强调员工的能力所达到的等级标准,竞争性相对较差,比较符合员工成长的台阶设置,对资深员工及其他一般员工实施晋升制比较适宜。 通 过引入竞争机制,企业员工会不断学习提高自身素质,激发个人的积极性和创造性,大大提高工作绩效,同时会增强工作的责任感,并全身心地投入自己所从事的工作,形成良好的团队意识 ;通过竞争的筛选,可以发现能更好地适应各项工作的合适的人员,保留最好的,剔除最弱的,从而实现人员的合理流动,促进团队结构的最优配置,激发出团队的最大潜能,使团队的临时性和开放性得到员工的充分认可。 (三 )抓好培训工作,促进员工之间的充分沟通与相互协作,消除传统家庭观念和本位主义的不利影响 对员工进行基本知识、技能、业务流程、规章制度等的 在职、离职培训,举行文化宣传、游戏或户外拓展活动,为员工创造各种沟通、合作的机会。首先,对员工进行经常的,不定时的说教去不断地灌输团队理念,比如在生活工作中遇到的小事,可以加以引伸,说明团队协作的重要性,这样有利于员工对团队的感性认知,从而更容易接受,让员工在思想上存在团结协作的概念,有利于避免“各人自扫门前雪”的本位主义和“在工作中只与熟人打交道”的传统家庭观念,有利于在工作中对出现的问题能够进行顺利沟通。其次,通过举行各种定期或不定期活动为员工创造团队氛围,如:经常组织员工进行户外活动,为每一位员工举行 生日聚会和及时了解并解决员工的困难,让员工充分体会到自己是团队这个“大家庭”中的一员,自己的努力是在共同创造美好的家园,自己的同事就是这个家中的兄弟姐妹,这样才能增强员工与员工之间的凝聚力。增加非工作状态下的相互沟通,可以促使来自不同组织、不同背景、具有很大差异性的团队成员之间进行更深层的情感交流形成积极协调的组织氛围,改善团队关系,激发个人潜能,同时提高团队整体的凝聚力,培养积极合作的团队精神,并通过积极进取的方式来实现目标。